Koska työpäiväsi aikana ilmenee niin monia häiriötekijöitä, keskittymistä ei ole vaikea menettää. Meillä on 4 tärkeintä vinkkiä, joiden avulla voit välttää arvokkaan ajan tuhlaamisen tarpeettomiin tehtäviin. 
Järjestäytyneet ihmiset suoriutuvat paljon paremmin kuin ne, jotka jättävät asiat sotkuiseksi ja ilman valvontaa. Kuvittele vain seuraava skenaario: etsit tärkeää tiedostoa, mutta kansioitasi on kaikkialla, joten tuhlaa minuutteja. Voit välttää tällaiset tilanteet noudattamalla vinkkejämme.
Vinkkejä, jotka auttavat sinua pysymään järjestyksessä
Katsotaanpa, kuinka voit olla organisoituneempi ja parantaa tuottavuuttasi prosessin aikana.
1. Hallinnoi ilmoituksiasi, viestejäsi ja sähköpostejasi
Postilaatikon sotkuminen on yksi suurimmista virheistä, joita voit tehdä työssäkäyvänä. Olitpa sitten yhteydessä työtovereihisi suorien viestien tai sähköpostien kautta, varmista, että saapuvat ilmoituksesi käsitellään aina ajoissa.
Aina kun saat viestin, yritä vastata mahdollisimman pian. Monet ihmiset ovat hajamielisiä ja unohtavat vastata viestiin tai jopa lukea sen. Tämä voi olla valtava virhe, kun sinulla on tärkeitä kysymyksiä, tapaamisia tai tietoja.
Viestien kerääntyminen ei myöskään ole vastaus. Mitä kauemmin jätät sähköpostit ja viestit valvomatta, sitä vaikeampaa on kirjoittaa vastausta. Ajan myötä tunnet syyllisyyttä ja joudut keksimään tekosyyn olla vastaamatta. Vältä tämä pysymällä aina perillä saapuvista sähköposteistasi ja viesteistäsi tyhjentääksesi postilaatikkosi.
Monien sähköpostisovellusten avulla voit määrittää myös erilaisia postilaatikoita. Hyödynnä tätä kansioiden luomiseen ja viestien lajitteluun manuaalisesti tai jopa automaattisesti. Suosittelemme myös poistamaan usein roskapostiviestit ja varmistamaan, että et ole tilannut tarpeettomia uutiskirjeitä yrityssähköpostiisi.
2. Luo tiedostojen nimeämisjärjestelmä
Tiedostojen jättäminen sotkuihin on valtava haitta työskentelyn kannalta. Ei pitäisi tulla yllätyksenä, että ilman asianmukaista nimeämis- ja organisaatiojärjestelmää sinun on vaikea löytää työhön tarvittavia keskeisiä tiedostoja ja asiakirjoja.
Jos kansioissasi on sotkua, voit myös sekoittaa kaksi tai useampia versioita projektista. Jos esimerkiksi olet kirjoittanut pitkän raportin, mutta päädyit tekemään korjauksia, saatat sekoittaa alkuperäisen ja muokatun tiedoston ilman erillisiä nimiä.
Kirjoitan esimerkiksi artikkeliluonnokseeni nimellä 'Organization_V1'. Tämän järjestelmän avulla annoin toisen luonnokseni nimeksi 'Organization_V2'. Kun kaikki projektiin osallistuvat ihmiset ovat tyytyväisiä tiedostoon, annan sille nimeksi 'Organization_FINAL'. Tietenkään sinun ei tarvitse käyttää täsmälleen samaa järjestelmää kuin kenenkään muun – ainoa asia, jolla on merkitystä, on, että pysyt johdonmukaisena tiedostojesi nimeämisessä.
kosketuslevyn kahden sormen vieritys ei toimi
Älä myöskään unohda kansioita! Muista aina luoda runsaasti alikansioita tarpeen mukaan. Näiden avulla sinun on helpompi pysyä järjestyksessä ja lajitella erilaisia resursseja välttääksesi sotkua.
3. On tehokas aikataulu
Päivän suunnittelu on yksi parhaista tavoista lisää tuottavuuttasi ja organisaatio. Tietäminen, mitä sinun on tehtävä ja mitä haluat tehdä, motivoi sinua saamaan asiat valmiiksi ennen kuin on liian myöhäistä.
Tämä on katkelma aiemmasta verkkosivustolla julkaistusta artikkelista. Jos tarvitset lisäopastusta, suosittelemme tutustumaan ' Kuinka suunnitella päiväsi tehokkaasti ”artikkeli.
Vaikka et olisi koskaan aiemmin suunnitellut, ei ole liian myöhäistä aloittaa. Tartu kynään ja muistikirjaan tai käytä mitä tahansa virtuaalista muistiinpanosovellusta ja valmistaudu tuomaan järjestystä elämääsi! Älä anna viikkojesi karkaa, suunnittelemalla aina etukäteen.
Aina kun suunnittelet päivääsi, muista vetää selkeä raja työn ja arkeen liittyvien tehtävien välille. Tämä antaa mielesi rentoutua työympäristösi ulkopuolella ja saada tavoitteesi selkeästi näkyviin. Älä koskaan sekoita tehtäviä, joita tarvitset työsi ulkopuolella.
Olen huomannut, että päätehtäväni jakaminen pienempiin, paremmin hallittaviin alitehtäviin auttaa tässä ongelmassa. Pienemmät tehtävät näyttävät välittömästi vähemmän raskaalta ja istut alas tekemään asioita motivoituneemmalla asenteella.
4. Tyhjennä työpaikkasi
Varsinaisen työtilan tila on yhtä tärkeä kuin virtuaalisen työtilan tila. Roskapostisähköpostien poistaminen ja tiedostojen järjestäminen eivät välttämättä riitä, jos työtilasi on häiritsevää ja sotkuista.
Monet ihmiset huomaavat, että kaikkien häiriötekijöiden, kuten matkapuhelimen, television, radion, poistaminen ja jopa tilapäinen yrityksestä eroon pääseminen lisää tuottavuuttasi. Varmista, että työpöydälläsi on vain asioita, joita saatat tarvita milloin tahansa – muistilappuja, muistikirjaa, kyniä ja tietysti kannettavaa tai PC:tä.
Syrjäisessä paikassa työskentely auttaa myös. Varmista, että et kuule häiritseviä ääniä, keskusteluja tai elektroniikkaa. Jos mahdollista, luo työympäristö, jossa voit omistaa koko huoneen vain työlle. Tämä auttaa mielesi yhdistämään paikan tuottavuuteen ja asioiden tekemiseen.
Lopulliset ajatukset
Olemme iloisia, että luit tämän artikkelin tähän asti :) Kiitos :)
Palaa osoitteeseen lisää hauskoja ja informatiivisia artikkeleita, jotka liittyvät tuottavuuteen ja nykyteknologiaan! Harkitse uutiskirjeemme tilaamista saadaksesi säännöllisiä opetusohjelmia, uutisartikkeleita ja oppaita, jotka auttavat sinua päivittäisessä teknologiaelämässäsi.
Jaa tämä artikkeli ystävillesi tai verkossa. Joku muukin voisi pitää siitä mukavaa lukea ja hyötyä siitä.
Windows yrittää päivittää jatkuvasti, mutta epäonnistuu
Tilaa sähköpostiuutiskirjeemme ja liity luetteloomme ihmisistä, jotka saavat artikkelimme ensimmäisenä heti niiden julkaisun jälkeen. Lisäksi jaamme alennuksia, tarjouksia, päivityksiä ja paljon muuta sähköpostitse, ja olet onnekas, kun olet luettelossa.
Lue lisää
> Kuinka uni vaikuttaa työpäivääsi
> 3 tietoturvasovellusta, joita et tiennyt tarvitsevasi
> Vinkkejä työn tuottavuuden parantamiseen
> Etätyöskentely: vinkkejä ja ehdotuksia ensikertalaisille
> 7 askelta tuottavammaksi kotoa käsin
