13 Excel-vinkkiä ja vihjeitä ammattilaiseksi

Microsoft Excel on sovellus, jolla on satoja työkaluja ja rajattomat mahdollisuudet. Tämä voi olla melko pelottavaa käyttäjille, jotka aloittavat ohjelmiston. Alla olevien vinkkien tarkoituksena on parantaa kokemustasi sovelluksen käytöstä nopeammin. Sillä ei ole väliä kuinka paljon kokemusta sinulla on Microsoft Excelistä, autamme sinua parantamaan tuottavuutta ja tehokkuutta uusia projekteja luodessasi.

Microsoft Excel -vinkkejä

Merkintä : Alla olevat vinkit on kirjoitettu Excel 2016: lle tai uudemmalle. Microsoft Excelin aiemmat versiot saattavat vaatia eri vaiheita tai niiltä puuttuu ominaisuuksia.

Katsotaanpa, miten sinusta voi tulla ammattimainen Excel-käyttäjä yksinkertaisesti käyttämällä 13 vinkkiä.

1. Lisää useita rivejä ja sarakkeita kerralla

kuinka lisätä useita sarakkeita kerralla Exceliin

Laskentataulukko on yleisin asia, jonka teet Excelissä. Aina kun luot laskentataulukoita, lisäät uusia rivejä ja sarakkeita, joskus satoja kerralla. Tämän yksinkertaisen temppun avulla se on helppo tehdä sekunnin murto-osassa sen sijaan, että sinun tarvitsisi lisätä uusia merkintöjä manuaalisesti.

Näin lisäät useita rivejä tai sarakkeita kerralla Excelissä.

kannettava tietokone sanoo, että kytketty ei lataa Windows 7: tä

1. Korosta sama määrä rivejä tai sarakkeita kuin haluat lisätä. Riveillä ja sarakkeilla voi olla tietoja niiden sisällä - tämä ei vaikuta uusiin soluihin.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valitusta solusta ja napsauta sitten Lisää pikavalikosta.
3. Uudet, tyhjät solut ilmestyvät ensimmäisen korostamasi solun yläpuolelle tai kummallekin puolelle. Tämä voidaan valita.

Kuten alla olevasta esimerkistä näet, uusien solujen luominen irtotavarana on erittäin helppoa ja säästää aikaa.

2. Käytä suodattimia tietoihin

Suodatetaan, minkä tyyppisiä kohteita Excel-laskentataulukossa näytetään

Kun työskentelet tietojoukkojen kanssa, niiden yksinkertaistaminen voi auttaa sinua näkemään malleja ja muuta tarvitsemasi tärkeätä tietoa. Satojen rivien ja sarakkeiden selaaminen tietyille tietueille jättää vain virheitä. Tässä Excelin tietosuodattimet ovat valtava apu.

Kuten nimestä voi päätellä, suodattimet auttavat sinua kuratoimaan tietojasi ja näyttävät sinulle vain tiettyihin kriteereihin sopivat merkinnät. Jos sinulla on esimerkiksi pitkä asiakaslista, mutta haluat näyttää vain Kaliforniasta tulevia ihmisiä, käytä suodatinta. Se piilottaa kaikki asiakastiedot, jotka määrittelevät eri sijainnin. Se on niin helppoa!

Katsotaanpa, kuinka voit ottaa suodattimet käyttöön Excel-laskentataulukoissasi.

1. Avaa suodatettava laskentataulukko.
2. Klikkaa Tiedot -välilehden nauhasta ja valitse Suodattaa . Tämä ottaa suodatuksen käyttöön koko laskentataulukossasi, jonka voit huomata kutakin otsikkoa varten lisättyjen avattavien nuolien avulla.
3. Napsauta sen sarakkeen avattavaa nuolta, jonka mukaan haluat suodattaa. Uuden ikkunan pitäisi ilmestyä.
4. Valitse, miten haluat tietojen järjestämisen. Poista rasti mistä tahansa otsikosta, jota et halua näyttää, ja muokkaa sitä, miten Excel lajittelee jäljellä olevat tiedot.

3. Poista päällekkäiset merkinnät yhdellä napsautuksella

Poista kaksoiskappaleet Excelistä

Etenkin suurissa tietojoukoissa, sinulla voi olla ei-toivottuja päällekkäisiä merkintöjä. Vaikka nämä merkinnät on mahdollista löytää manuaalisesti, on paljon nopeampi tapa poistaa ne jättämättä mitään taakse. Katsotaan miten.

1. Korosta rivi tai sarake, josta haluat poistaa kaksoiskappaleet.
2. Avaa Tiedot -välilehden nauhasta ja napsauta sitten Poista kaksoiskappaleet -painiketta Työkalut . Näkyviin tulee uusi ikkuna, jossa voit vahvistaa tiedot, joiden kanssa haluat työskennellä.
3. Klikkaa Poista kaksoiskappaleet -painiketta. Täällä on!

4. Käytä ehdollista muotoilua

Ehdollinen muotoilu Excelissä

Ehdollinen muotoilu on valtava visuaalinen apu, kun analysoit tietojoukkoja. Se muuttaa solun väriä siinä olevien tietojen ja asettamiesi ehtojen perusteella. Tätä voidaan käyttää lämpökarttojen, värikoodien yhteisten tietojen ja paljon muun luomiseen. Katsotaanpa, miten voit aloittaa tämän ominaisuuden käyttöönoton laskentataulukoissasi.

1. Korosta soluryhmä, jonka kanssa haluat työskennellä.
2. Varmista, että olet Koti -välilehden nauhasta ja napsauta sitten Ehdollinen muotoilu .
3. Valitse logiikka jota haluat käyttää avattavasta valikosta, tai luo oma sääntö mukauttamaan, miten Excel kohtelee kutakin solua.
4. Uuden ikkunan pitäisi avautua, jossa voit antaa Excelille tarvittavat säännöt tietojen lajittelemiseksi oikein. Kun olet valmis, napsauta OK -painiketta ja näet tulokset.

5. Tuo taulukko Internetistä

Lisää taulukko verkosta Excelissä (Lähde: Analytics Tuts)

Excelin avulla voit tuoda taulukoita nopeasti Internetistä ilman, että sinun tarvitsee huolehtia muotoilusta tai janky-soluista. Katsotaanpa, miten voit tehdä tämän suoraan ohjelmistosta.

1. Vaihda Tiedot -välilehden nauhasta ja napsauta sitten Verkosta -painiketta.
2. Kirjoita verkkoselaimeen verkkosivuston URL-osoite, joka sisältää lisättävän taulukon. Työskentelemme esimerkiksi Excel-näytetiedot Contextures-taulukko.
3. Lyö Mennä -painiketta. Kun sivusto latautuu, selaa alaspäin taulukkoon, jonka haluat lisätä.
4. Klikkaa Napsauta valitaksesi tämän taulukon valintaruutu.
5. Klikkaa Tuonti -painiketta.
6. Klikkaa OK . Taulukon pitäisi näkyä laskentataulukossa soluina.

6. Nopeuta työprosessiasi automaattisella täytöllä

Automaattisen täytön käyttäminen Excelissä

Toistuvien tietojen sarjan syöttäminen on tylsää melko nopeasti. Voit torjua tämän käyttämällä automaattista täyttöä. Se on erittäin yksinkertainen ja helppo toteuttaa ominaisuus, joka tunnistaa toistuvat mallit, kuten päivämäärät, ja täyttää automaattisesti puuttuvat solut. Näin voit käyttää sitä.

1. Valitse solut, joita haluat käyttää kuviona.
2. Vie hiiri oikeassa alakulmassa solun, kunnes kohdistin muuttuu mustaksi + merkki. Tämä osoittaa automaattisen täytön ominaisuuden.
3. Napsauta pitkään hiirellä ja vedä sitten kohdistinta alas pitämällä napsautusta. Ennustettujen tietojen pitäisi näkyä, kun liikutat hiirtä.
4. Päästä hiiri irti, kun olet tyytyväinen ilmoituksiin.

7. Aseta kuvakaappaus helposti

Lisää kuvakaappaus Exceliin (Lähde: WebNots)

Jos haluat sisällyttää kuvakaappauksen avoimesta sovelluksesta, mutta et halua käydä läpi usein monimutkaista prosessia sen tallentamisessa, Excelillä on selkäsi. Tämän yksinkertaisen ominaisuuden avulla voit kuvata minkä tahansa aktiivisen ikkunan ja lisätä otetun kuvan välittömästi Exceliin.

Voit käyttää sitä napsauttamalla Lisää -välilehti ja valitse Näyttökuva . Valitse mikä tahansa avoimista ikkunoistasi, ja olet valmis lähtemään.

8. Lisää valintaruudut taulukkoon

Lisää interaktiivinen valintaruutu Excel-laskentataulukoihin

Tiesitkö, että voit lisätä valintaruutuja Excel-laskentataulukoihisi? Nyt teet. Näin voit tehdä sen. Varmista, että Kehittäjä -välilehti on käytössä Nauhassa!

1. Korosta solu, johon haluat lisätä valintaruudun.
2. Vaihda Kehittäjä välilehti valintanauhassa.
3. Lisää valintaruutu tai vaihtoehto-painike riippuen siitä, mitä tarvitset arkillesi.

9. Käytä Excel-pikanäppäimiä

Excel saa aina ansaitsemansa ansiot tarjotessaan käyttäjilleen suuren joukon ominaisuuksia ja ominaisuuksia. Jotta voit todella tulla Excelin asiantuntijaksi, sinun on tiedettävä pikanäppäimistä. Tässä on joitain alkuun, eniten käytetyt Excel-pikakuvakkeet sinun on tiedettävä voidaksesi tasoittaa Excel-peliäsi nyt:

• Valitse sarake : Napsauta solua sarakkeessa ja paina sitten Ctrl + Avaruus näppäimiä.
• Valitse rivi : Napsauta solua peräkkäin ja paina sitten Siirtää + Avaruus näppäimiä.
• Aloita uusi rivi solussa : Lehdistö Kaikki + Tulla sisään kun kirjoitat aloittaaksesi uuden rivin.
• Lisää nykyinen aika : Paina Ctrl + Siirtää + Kaksoispiste () näppäimiä.
• Lisää nykyinen päivämäärä : Lehdistö Ctrl + Kaksoispiste () näppäimiä.
• Piilota sarake : Paina Ctrl + 0 näppäimiä.
• Piilota rivi : Paina Ctrl + 9 näppäimiä.
• Näytä tai piilota kaavat : Paina Ctrl + Tilde (~) näppäimiä.

10. Poista ruudukot laskentataulukosta

Jos haluat täysin tyhjän kankaan Exceliin, voit poistaa ruudukon rivit mistä tahansa laskentataulukosta yhdellä napsautuksella. Mene Näytä välilehti valintanauhassa ja poista sitten valinta Ruudukkoviivat vaihtoehto Näytä -osiossa.

11. Aseta nopeasti kääntötaulukko

Pivot-taulukot ovat erittäin hyödyllisiä tietojen analysoinnissa ja esittämisessä. Valitse kaikki solut, joita haluat käyttää, ja luo sitten pivot-taulukko siirtymällä kohtaan Lisää välilehti ja napsauttamalla Suositellut kääntötaulukot .

12. Lisää kommentteja kaavoihisi

Kommentit ovat helppo tapa etsiä kaavoista tai tehdä niistä ymmärrettävämpi katsojille. Lisää kommentti yksinkertaisesti lisäämällä + N (kommentoi tätä) kaavasi jälkeen. Tämä ei näy itse solussa, mutta näet sen kaavapalkissa.

13. Piirrä yhtälöt

Excel muuntaa käsinkirjoitetut yhtälöt tekstiksi (Lähde: HowToGeek)

Excel 2016: ssa ja sitä uudemmissa versioissa voit piirtää yhtälöitä ja Excelin muuntaa ne tekstiksi.

1. Mene Lisää välilehti valintanauhassa.
2. Klikkaa Yhtälö ja valitse sitten Musteyhtälö .
3. Kirjoita yhtälö keltaiseen ruutuun.

Lopulliset ajatukset

Jos etsit muita oppaita tai haluat lukea lisää tekniikkaan liittyviä artikkeleita, harkitse uutiskirjeemme tilaamista. Julkaisemme säännöllisesti oppaita, uutisartikkeleita ja oppaita auttamaan sinua.

Saatat pitää myös:

> Kuinka viitata toiseen taulukkoon Excelissä

> Kuinka luoda Excel-otsikkorivi

> 51 parasta Excel-mallia tuottavuuden parantamiseksi

ahci-ohjainohjain Microsoft Windowsille