Outlook-postilaatikon optimointi viidessä helpossa vaiheessa

Kokeile Instrumenttia Ongelmien Poistamiseksi



kuinka asettaa riippuva sisennys sanalla

Sotkuinen postilaatikko on huono uutinen. Tärkeiden sähköpostien löytäminen ei ole vain vaikeaa, mutta saat yhä vähemmän motivaatiota avata Mail-sovellus joka päivä. Mitä voit tehdä välttääksesi sotkua viesteissäsi? Optimoi vain Outlook-postilaatikkosi alla olevien viiden helpon vaiheen avulla.
Windows Outlook -logo



Jos olet koskaan tuntenut levottomuutta katsellessasi saapuvia sähköpostejasi, tämä artikkeli on sinulle. Älä lopeta sähköpostien kasaantumista ja myrskyjä ilmoituksilla yksinkertaisesti optimoimalla postilaatikkosi. Sinun ei tarvitse seurata postiasi jatkuvasti ja viettää tuntikausia yrittäessäsi tyhjentää kaiken. Katsokaa vain näitä 5 helppoa vaihetta Outlook for Microsoft 365: ssä ja saat kaiken järjestettyä puolestasi.



Merkintä : Suurin osa näistä ominaisuuksista koskee Outlook for Microsoft 365 / Office 365. Jotkut niistä ovat kuitenkin saatavana myös Microsoftin sähköpostipalvelun, Outlook.comin kautta.

Optimoi Outlook-postilaatikkosi viidessä helpossa vaiheessa

Katsotaanpa, kuinka sinusta voi tulla Outlook-ammattilainen postilaatikkojesi järjestämisessä ja lopulta saavuttaa unohtamasi nolla-ilmoitukset -postilaatikko.



1. Siivoa poistamalla päällekkäiset sähköpostit

Tiesitkö, että Outlookissa on automaattinen työkalu päällekkäisten sähköpostien poistamiseen? Nyt teet. Tämän ominaisuuden avulla voit vähentää päivittäin läpi käyvien sähköpostiviestien määrää vain muutamalla napsautuksella.

  1. Avaa tyhjennettävä postilaatikko. Varmista, että pysyt oletuksena Koti välilehti - voit tarkistaa, mikä välilehti olet, katsomalla Ribbon header interface.
  2. Laajenna Siivota avattavasta valikosta ja valitse sitten jompikumpi Siivoa kansio tai Puhdista keskustelu , tarpeidesi mukaan.
    Näkymät
  3. Näyttöön ilmestyy kehote. Vahvista, että haluat tyhjentää keskustelun tai kansion, ja katso, kuinka postilaatikkosi lukemattomien sähköpostien määrä vähenee.

Siivousominaisuuden hyväksi on se, että kaikki poistetut kohteet voidaan palauttaa tietyn ajan. Löydät ne Poistetut kohteet kansio Outlook-ikkunan reunassa.

2. Luo kansiot sähköposteihisi

Jokaisen saapuvan postisi pitäminen yhdessä kansiossa voi olla hämmentävää. Toki roskapostit lajitellaan yleensä roskapostiluokkaan, mutta kaikki muu on sinun tehtäväsi. Henkilökohtaisesti suosittelen joitain välttämättömiä kansioita ja lajittelemaan saapuvat postit päivittäin.



Seuraamalla Saada asiat tehtyä ® tai GTD ® tehtävien organisoinnin metodologia, voit parantaa tuottavuutta helposti Outlookin avulla. Ensinnäkin sinun pitäisi luoda kolme erilaista kansiota:

  • Saapuneet (oletus) - Jätä tärkeät sähköpostit oletuspostilaatikkoon. Näiden pitäisi olla viestejä, joihin voit vastata välittömästi tai joihin sinun on osallistuttava kiireellisesti.
  • Tehdä - Vedä ei-kiireelliset sähköpostit tähän kansioon. Voit pitää postilaatikkosi tyhjänä ja taipua näihin viesteihin myöhemmin päivän aikana.
  • Seuranta - Siirrä sähköpostit tähän odottamaan kansioon, kuten odottamasi vastaukset tai lykkäämäsi tehtävät.
  • Muistutukset - Jotkut sähköpostit eivät vaadi sinua vastaamaan niihin lainkaan. Pidä ne erillisessä kansiossa, jotta voit aina katsoa taaksepäin ja löytää ne helposti.

Merkintä : Luo uusia kansioita napsauttamalla postilaatikon kansiota ja valitsemalla Uusi kansio. Kirjoita vain nimi ja paina Enter.

Aloita joka päivä lajittelemalla sähköpostisi näihin luokkiin ja ajoita sitten aika tehdä Suunnittele-kansioon myöhemmin. Varmista, että pysyt johdonmukaisena tämän kanssa! Voit jatkaa sähköpostiviestien lajittelua koko päivän.

Tarvittaessa älä pelkää luoda lisää kansioita. Tämä menetelmä tulisi räätälöidä vain sinulle.

3. Käytä Tehtävä-näkymää

Tiesitkö, että voit luoda tehtäviä sähköposteista? Aina kun saat viestin, jonka haluat muuntaa tehtäväksi, vedä se vain Outlookin tehtäväluettelokuvakkeeseen, jolloin esiin tulee ohjattu tehtävänmääritystoiminto. Täällä voit antaa tehtävällesi nimen, kuvauksen ja jopa asettaa muistutuksen.
Outlook-tehtävänäkymä

Jos asetat muistutuksen, tehtävät tulevat esiin samalla tavalla kuin kokousmuistutus määritettynä aikana. Tämän avulla voit pysyä järjestäytyneenä ja luoda tehtäviä helposti suoraan saapuvista sähköposteistasi.

4. Määritä säännöt saapuvan postin lajittelemiseksi automaattisesti
Outlook lajittelee sähköpostit

Sääntöjen avulla voit siirtää, merkitä ja vastata sähköposteihin automaattisesti, mikä helpottaa Outlookin käyttöä. Sääntöjen avulla voit toistaa ääniä, siirtää viestejä kansioihin tai näyttää uusien kohteiden ilmoitukset myös automaattisesti.

Henkilökohtaisesti mielestäni hyödyllisin sääntö on kyky siirtää kohde tietyltä lähettäjältä tai tietyillä avainsanoilla aiherivillä toiseen kansioon. Tämä tarkoittaa, että jos tietyt ehdot täyttyvät, sähköposti siirretään määritettyyn postilaatikkoon ilman, että sinun on koskettava sitä.

Tässä on perusopas säännön määrittämisestä Outlookissa.

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella postilaatikossa tai muussa sähköpostikansiossa olevaa viestiä ja valitse Säännöt .
  2. Valitse yksi vaihtoehdoista. Jos haluat nähdä lisää vaihtoehtoja, valitse Luo sääntö .
  3. vuonna Luo sääntö valitse yksi tai useampi kolmesta ensimmäisestä valintaruudusta.
  4. vuonna Tee seuraava -osassa, jos haluat säännön siirtävän viestin kansioon, tarkista Siirrä kohde kansioon laatikko.
  5. Valitse kohdekansio Valitse kansio ponnahdusikkuna ja napsauta sitten OK .
  6. Klikkaus OK uudelleen sääntösi tallentamiseksi.

5. Hyödynnä luokkia

Sähköpostisi värikoodaus auttaa sinua tunnistamaan ja ryhmittelemään niihin liittyvät kohteet helposti Outlookissa. Voit valita joukon oletuskategorioita tai luoda omia ja määrittää sitten luokat Outlook-sähköposteihisi.

Jos haluat määrittää väriluokan lukuruudusta tai avoimesta viestistä, valitse Luokitella alkaen Tunnisteet ryhmä valintanauhassa ja valitse luokka luettelosta.

Lopulliset ajatukset

Jos haluat lukea lisää nykyaikaiseen tekniikkaan liittyviä artikkeleita, harkitse uutiskirjeemme tilaamista. Julkaisemme säännöllisesti opetusohjelmia, uutisartikkeleita ja oppaita, jotka auttavat sinua teknisessä elämässäsi.

Toimituksen Valinta


Turvallisuusjulisteet verkossa

Turvallisen Internetin Päivä


Turvallisuusjulisteet verkossa

Perusta online-turvanurkkaus luokkahuoneeseesi. Meillä on paljon upeita julisteita, joiden avulla voit lisätä tietoisuutta verkkoturvallisuudesta.

Lue Lisää
Sosiaalinen media ja online-identiteetti – teinin näkökulma

Vanhemmat


Sosiaalinen media ja online-identiteetti – teinin näkökulma

Eläminen online-aikakaudella on syntyä ihmisen SEO:n kanssa, joka on aktiivinen jo ennen kuin pienet sormemme koskettavat näppäimistöä.

Lue Lisää