Työntekijöiden saaminen työskentelemään kotoa on loistava tapa tehostaa sosiaalista etäisyyttä COVID-19-pandemian aikana. Etäkäytön avulla voidaan myös vähentää toistaiseksi kustannuksia, mikä on välttämätöntä yrityksille, joilla on budjetti. Vaikka suuret yritykset ovat ymmärtäneet tämän alusta alkaen, pienemmillä organisaatioilla voi olla vaikeuksia perustaa menestyvää etäjärjestelmää.
Olemme täällä auttamassa tee siirtymä mahdollisimman saumattomaksi.
Tässä artikkelissa keskitytään luetelemaan kaikki olennaiset työkalut, joita pienyritys tarvitsee tehokkaan etäympäristön rakentamiseksi. Tarkistuslista koostuu työkaluista ja vaiheista, jotka jokaisen pienen ja keskisuuren yrityksen on toteutettava, jotta se pääsee etäisyyteen ja pysyy tehokkaana samalla.
1. Hanki kaikki tarvittavat laitteistot
Etätyön aloittamiseksi kaikki työntekijät tarvitsevat laitteiston pääsyn verkkosivustoille, asiakirjojen jakamiseen ja käsittelemiseen sekä yhteydenpitoon yrityksen muiden jäsenten kanssa. Useimmiten tämä tarkoittaa joko yrityksen omistamia laitteita tai henkilökohtaisia laitteita.
Jokaisella työntekijällä tulisi olla yksi kannettava tietokone tai tietokone, riippumatta siitä, onko se yrityksen omistama vai henkilökohtainen laite, yrityksenne mielestä. Jos haluat työntekijöillesi ammattimaisemman ja turvallisemman kokemuksen ja budjetin, suosittelemme jakamaan yrityksen laitteita. Voit asettaa rajoituksia, seurata toimintaa ja antaa työntekijöillesi helpottaa henkilökohtaisen ja työelämän erottamista.
Varmista, että kaikilla työntekijöillä on sopiva laite työskennellä alallaan. Esimerkiksi graafinen suunnittelija tarvitsee tietokoneen, joka on varustettu resurssien vaativien sovellusten käsittelemiseen, kun taas kirjoittaja voi tulla toimeen vähemmän tehokkailla laitteilla.
Jos yrityksesi jakaa laitteita työntekijöille, muista seurata mitä laitetta ja minne se menee. Suosittelemme laskentataulukon perustamista, joka sisältää tietoja, kuten laitteen sarjanumerot, työntekijän nimen ja allekirjoituksen sekä laitemallin. Tämä varmistaa, ettei mikään laite sekoitu tai katoa.
2. Paranna turvallisuutta VPN-palveluilla
VPN on lyhenne sanoista Virtual Private Network. Lyhyesti sanottuna VPN on virtuaalikaapeli, joka yhdistää tietokoneen muuhun kuin paikalliseen verkkoon ja tarjoaa suojatun yhteyden piilossa ulkopuolisilta. Tämä on erittäin hyödyllinen palvelu etätyöntekijöille, koska se vähentää luottamuksellisten tietojen paljastamisen riskiä.
VPN: n käytön monia muita etuja ovat pääsy verkkosivustoille, jotka on estetty työntekijän maassa tai alueella, lisääntynyt yksityisyys Internet-palveluntarjoajilta, suojaus hakkereilta sekä parempi Internet-yhteys palvelimiin käyttämällä yksityisiä, suoria reittejä.
svchost.exe (netsvcs) korkeat suorittimet Windows 7
VPN: llä on omat haavoittuvuutensa, kun hyökkääjät yrittävät hyödyntää tiettyjä heikkoja kohtia ja hyödyntää salausprotokollia. Työntekijät ovat silti turvallisempia VPN: n kanssa, koska hyökkääjät tarvitsevat enemmän aikaa ja resursseja heidän jäljittämiseensä, mikä tekee vähemmän todennäköiseksi, että he kohdistavat heihin.
VPN-suosituksemme sisältävät NordVPN , ExpressVPN ja CyberGhost . Kaikki nämä palvelut ovat nopeita, helppokäyttöisiä ja edullisia pienyrityksille.
3. Seuraa aikaa
Koska et voi tarkistaa, työskenteleekö työntekijä henkilökohtaisesti kuten tekisit toimistossa ollessasi, sinun on pystyttävä näkemään, milloin he saapuvat käytännössä. Voit aina pyytää heitä yksinkertaisesti kirjoittamaan sen muistiin ja lähettämään sinulle, mutta tämä ei ole tehokasta ja jättää paljon vapaata tilaa työntekijöille.
Tarkempi ja tehokkaampi tapa on käyttää virtuaalista Time Tracker -ohjelmaa, joka pitää sinut ajan tasalla heti, kun työntekijä alkaa tai lopettaa työskentelyn. Muiden näistä työkaluista löytyvien hyödyllisten ominaisuuksien avulla voit tarkistaa IP-osoitteen, josta työntekijäsi kirjautui, mikä voi varmistaa, että he ovat kodeissaan.
Kirjausaika on myös välttämätöntä, jotta voit selvittää, kuinka monta tuntia työntekijä on viettänyt työssään. Tämä on tärkeää, jos maksat ihmisille tuntihinnan perusteella, koska tarvitset tarkan raportin. Yhdistämällä tämä tietokoneen valvontatyökaluihin voi varmistaa, että työntekijät eivät yritä huijata järjestelmää.
Näihin tarkoituksiin suosittelemme sisällyttämään tarjoamamme työkalut iRatkaistu , sekä Toggl sovellus.
4. Käytä tehokkaita viestintävälineitä
Puhelimitse puhuminen ei riitä, kun siirrytään etätyöhön. Sinun on hyödynnettävä erilaisia viestintävälineitä, jotta pysyt työntekijöiden kanssa, vastaat ja kysyt, jakavat tiedostoja ja tarkistavat säännöllisesti jokaisen käynnissä olevan projektin. Onneksi on olemassa monia ratkaisuja, jotka kaikki houkuttelevat eri ihmisryhmiä, joista voit valita.
Tässä on joitain suosituksiamme:
- Erimielisyydet : Vaikka Discord aloitti sovelluksen, joka houkuttelee nuorempia yleisöjä, se on kasvanut yhdeksi käytetyimmistä ohjelmistoista viestintätarkoituksiin. Koska Discord pystyy keskustelemaan henkilökohtaisesti, ryhmissä ja erillisissä palvelimissa, Discord kattaa kaikki yrityksen mahdollisesti tarvitsemat viestintätarpeet. Parasta on, että kaikki on ilmaista.
- Löysä : Jos tarvitset ammattimaisempaa ratkaisua, Slack on saanut takaisin. Sen avulla voit saada työntekijät yhteen ja määrittää sitten erilaisia kanavia keskusteluun, ilmoituksiin, päivityksiin ja työhön. Mikä erottaa sen muista viestintäratkaisuista, on ammattimainen integrointi yritystyökaluihin, kuten Dropbox, Outlook-kalenteri, Salesforce ja Jira Cloud.
- Microsoft Teams : Toimiiko yrityksesi Office-tuotteiden, kuten Word tai Excel, kanssa? All-in-one-viestintäratkaisusi on oltava Microsoft Teams. Sen avulla voit määrittää virtuaalisen version yrityksestäsi ja antaa sitten kaikki työkalut, joita tarvitset henkilökohtaisen toiminnan etäkäyttöön. Keskustele, aloita videopuheluja, pidä konferensseja ja integroitu Office-sovelluksiin yhteistyöhön ja projektien jakamiseen.
- Zoomaus : Konferensseja arvostaville yrityksille Zoom on paras tapa olla yhteydessä työntekijöihisi kasvotusten jopa satojen mailien päässä toisistaan. Nauti korkealaatuisista puheluista, joihin mahtuu suuri määrä hoitajia.
5. Tee yhteistyötä työntekijöiden kanssa
Vaikka yksinkertainen viestintä muiden kanssa voi olla hyvin yhteistyöhön perustuvaa, voit aina parantaa tätä hyödyntämällä reaaliaikaiseen yhteistyöhön suunniteltuja sviittejä. Yhdistä tämä ääni- tai videopuheluihin tehostaaksesi edelleen työskentelyä muiden työntekijöiden kanssa.
Suosituksemme ovat seuraavat:
Kuinka poistan ylimääräisen sivun Google-dokumenteista
- Office 365 (tunnetaan nyt nimellä Microsoft 365 ): Ehkä tämän päivän suosituin sovellussarja, Microsoft 365 on loistava ratkaisu työntekijöille, jotka haluavat tehdä yhteistyötä suurissa projekteissa. Essien kirjoittamisen, laskentataulukoiden, tietojen hallinnan ja jopa grafiikan luomisen työkaluilla voit tehdä yhteistyötä useissa projekteissa helposti.
- G Suite : Mikä tekee Googlen G Suitesta upean valinnan yhteistyölle, on sen saatavuus. Yhteistyöhön tarvitaan vain tietokone ja selain - asennusta ei tarvita. Työskentele asiakirjojen, laskentataulukoiden ja jopa esitysten kanssa vertaisverkkosi kanssa täydentäen tallennustilaa ja tiedostojen jakamista Google Driven kautta.
- Työskentelen : Vaikka tämä paketti on saatavana vain Mac-käyttäjille, se on loistava työkalu harkita rahan sijoittamista. Luo kauniita asiakirjoja virtaviivaisilla työkaluilla ja tee yhteistyötä muiden työntekijöiden kanssa ilman, että sinun tarvitsee huolehtia tarpeettomista yksityiskohdista.
Toivomme, että tämän artikkelin apua , pystyit saamaan käsityksen siitä, mitä sinun täytyy tehdä ja hankkia menestyäksesi yrityksesi kanssa etänä. Toivotamme sinulle suurinta onnea ja toivomme, että saat mahdollisuuden työskennellä turvallisesti heidän kodinsa mukavasti.
