Microsoft Teams on sovellus, jota käyttävät sadat tuhannet ainutlaatuiset tiimit, jotka työskentelevät yhdessä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Se on täysin ilmainen, samalla kun se tarjoaa sinulle ja työtovereillesi alustan kommunikoida, koordinoida projekteja, jakaa tiedostoja ja tehdä työtä etänä.
Julkaisimme äskettäin artikkelin aiheesta Kuinka perustaa Microsoft Teams , joka käsittelee perusteellisesti ohjelmiston aloittamista. Nyt on aika tutustua siihen. Tämän päivän kappale keskittyy Microsoft Teamsin vinkkeihin, temppuihin ja etätyöntekijöiden yleisiin ohjeisiin.
Jos olet uusi työskennellä kotona tai haluat yksinkertaisesti vinkkejä tehokkuuden parantamiseen, kokeile noudattaa vinkkejä ja katso, auttavatko tekniikat sinua työssäsi.
Etätyön tarkistuslista: Kuinka pysyä uskollisena kurssille
Aloitetaan joistakin yleisistä asioista, jotka jokaisen etätyöntekijän tulisi tehdä ennen tuottavan päivän aloittamista. Nämä vinkit auttavat sinua luomaan sopivan työtilan ja pääsemään peliin jopa kodin mukavuudesta.
- Luo sopiva työtila . Aivan ensimmäinen asia, jonka sinun on tehtävä, on varmistaa, että työtila on tarpeidesi mukainen. Minimoi häiriötekijät etsimällä rauhallinen, hiljainen tila. Ympäröi itsesi vain tarvitsemillasi asioilla - esimerkiksi älypuhelimilla, välipaloilla ja yrityksellä on usein häiriöitä työstäsi. Siksi suosittelemme, että sinulla on erillinen pöytä tai osasto, johon voit sijoittaa välipaloja.
Pro-tyyppi: Pidä puhelinta lähelläsi vain, jos se on yksi työvälineistäsi. Ja jos haluat olla tuottava, suosittelemme, että poistat puhelimesi ilmoitukset käytöstä.
- Käytä sovelluksia työsi parantamiseen . Tällä tekniikan aikakaudella ei ole mitään syytä, miksi sinun ei pitäisi hyödyntää ohjelmistoja parantaaksesi kykyjäsi. Käytä sovelluksia ajanhallintaan, päivittäisten tavoitteiden ja muistutusten asettamiseen ja jopa häiritsevien verkkosivustojen estämiseen.
- Säilytä terveyttäsi . Monet ihmiset laiminlyövät terveytensä työskennellessään etänä. Pitkän ajan viettäminen ruudun edessä on haitallista sekä ruumiillesi että sielullesi. Varmista, että nouset aina silloin tällöin, liikunta, pysy hydratoituna ja syö terveellisiä aterioita.
- Kommunikoi tiimisi kanssa . Luota meihin - tiimisi haluaa tietää, mitä olet tekemässä niin paljon kuin haluat pysyä heidän kanssaan. Muista kommunikoida heidän kanssaan aina sellaisten sovellusten kautta kuin Microsoft Teams kertoa heille edistymisestä, aikataulusta ja kokousten saatavuudesta.
- Ole osallistava . Etätyön tahti on erilainen kuin henkilökohtaisesti. Kiinnitä huomiota toisiin joukkuetovereihisi ja sisällytä aina kaikki keskusteluihin, sekä teksti että puhelut. Tarkkailu ja osallistavuus varmistavat, että jokainen tiimin jäsen voi jakaa ideoitaan ja osallistua projekteihin.
- Keskustele työtovereidesi kanssa . Kun työskentelet etänä, et voi olla vuorovaikutuksessa tiimisi kanssa yhtä paljon kuin toimistossa. Varmista, että hyödynnät suoria viestejä, luo yleinen keskustelukanava sisään Microsoft Teams ja keskustele rennosti tiimisi kanssa moraalin ylläpitämiseksi.
- Älä unohda rentoutua . Jotain suuren osan etätyöntekijöistä kamppailee, on rentoutumista työn jälkeen. Aikataulun noudattaminen auttaa ehdottomasti tekemään asioita, irrota sitten työstä kävelyllä, kylvyllä ja muulla hauskalla toiminnalla. Muistuta itsellesi, että vain koska voit, sinun ei tarvitse työskennellä 24 tuntia vuorokaudessa. (Älä myöskään tee alityötä!)
Nyt kun olet asettanut työtilan valmiiksi yllä olevan tarkistusluettelon mukaisesti, miten voit pysyä keskittynyt työskennellessäsi etänä?
Kuinka pysyä tuottavana työskennellessäsi etänä tiimien kanssa
Kun sopeudut etätyön vauhtiin, kohtaat useita ainutlaatuisia haasteita. Muutaman hyvän tavan asettaminen on yksi suurimmista tavoista voittaa nämä haasteet tiimisi kanssa.
Usein raportit edistymisestä
Tiimin jäsenille kertomusten antaminen edistymisestä auttaa sekä sinua että heitä. Kun tunnet olevasi halukas raportoimaan edistymisestäsi joka päivä, alat motivoida itseäsi ja saada enemmän töitä vaikuttamaan ja motivoimaan myös työtovereitasi. Tämä voi luoda terveellisiä tapoja ja parantaa viestintää entisestään. Älä unohda kommentoida jotain positiivista joukkueellesi - ystävälliset sanat menevät pitkälle.
Pidä online-kokouksia
On sanomattakin selvää, että online-kokoukset ovat välttämättömiä etäyhteydessä. Sen avulla voit suunnitella eteenpäin, jakaa ideoita ja esittää kysymyksiä tiimiltäsi samalla kompensoimalla yrityksen puutetta kotona pysyessä. Kannusta tiimiäsi käyttämään videopuheluja yhteydenpitoon heihin kasvoista kasvoihin.
Tallenna kokouksesi
Kun jokainen on kiireinen työskentelyssä, voi olla vaikea järjestää useita kokouksia ihmisille, jotka jättivät väliin tai unohtivat jotain edellisestä kokouksesta. Jos tiimisi sallii sen, tallenna kokoukset ja jaa ne omistettuun kanavaan, jotta ihmiset voivat tarttua tärkeisiin kohtiin tai kelata niitä takaisin milloin tahansa.
Tiimin toiminta
Pysy osallistavana aikatauluttamalla tiimin toimintaa. Aivoriihi yhdessä, tee yhteistyötä tiedostojen ja projektien parissa, luo tauluja yhdessä tai keksi hauskoja haasteita terveellisen kilpailun luomiseksi. Erilaiset tiimitoiminnot tuovat ihmiset yhteen pitämällä moraalin ja energian korkealla jopa hitaina päivinä.
kuinka tehdä kaksi saraketta sanalla
Microsoft Teamsin vinkit ja temput, jotka jokaisen etätyöntekijän on tiedettävä
Hyödynnä kanavia
Hienolla Teams-organisaatiolla on loistava kanavajärjestelmä. Varmista, että olet luonut useita tiimejä ja määrittänyt jokaiselle tiimin jäsenelle omat kanavat, joissa olla aktiivisia. Lisää kanavia tietyille ryhmille, kuten Suunnittelijat ja Kehittäjät auttaa järjestämään projektejasi, kun taas kanavat, kuten Ehdotukset tai Raportit antaa tiimillesi mahdollisuuden kommunikoida. Älä unohda lisätä joitain yleisiä chat-alueita ja hauskanpitoon käytettyjä kanavia!
Suodata toimintosyötteesi
Ottaa sekaisin Toimintasyöte vaikeuttaa etsimäsi asioita. Suodatinvaihtoehdon avulla voit kertoa joukkueille, että ne näyttävät sinulle vain tiettyä sisältöä, kuten @ maininnat, lukemattomat viestit, suorat vastaukset viesteihisi ja niin edelleen. Hyödynnä tätä ja lisää keskittymistäsi ajan mittaan suodattamalla saapuvat toiminnot oikein.
Pikakomennot
Kirjoittamalla komennot Tiimit-ikkunan yläosassa olevaan hakupalkkiin saat asiat hoidettua melko nopeasti. Sovelluksessa on käytettävissä lukuisia komentoja, mutta useimmat käyttäjät jättävät käyttämättä valtaosan niistä. Tässä on joitain suosikkeja, jotta saat komentoja komentoihin:
- /puhelu - Soita puhelu kenelle tahansa Teams-organisaatiossasi.
- / testcall - Tarkista puhelusi nykyinen laatu.
- /pois - Aseta tilaksi Poissa.
- / mene - Siirry nopeasti kanavalle tai joukkueelle.
- /mikä on uutta - Katso viimeisimmät uutiset Microsoft Teamsista.
- /auta - Hanki Microsoft Teams -tukea.
Lisää tärkeät viestit kirjanmerkkeihin
Voit tallentaa tärkeän viestin ja kaiken liitteenä olevan sisällön kirjanmerkkeihin. Napsauta vain kolmea pistettä viestin oikeassa yläkulmassa ja valitse sitten Tallenna tämä viesti pikavalikosta. Kirjoita kirjanmerkki etsiäksesi kirjanmerkkejäsi / tallennettu hakupalkissa äläkä koskaan menetä viestiä enää.
Rich text editor
Vältä vahingossa lähetettyjä viestejä, ennen kuin ne ovat valmiita, ja luo kauniisti muotoiltuja viestejä Rich Text -editorilla. Napsauta syöttökentän alla olevaa ensimmäistä kuvaketta ( kirjain A kynällä ) ja aloita viestisi kirjoittaminen. Lisää otsikko, merkitse viesti tärkeäksi, hyödynnä muotoilua, luo luettelomerkkejä ja paljon muuta.
Lähetä muotoillut viestit napsauttamalla Lähettää -kuvake tekstieditorin oikeassa alakulmassa.
Älä häiritse
Olet tuottavin, kun olet täysin keskittynyt. Tässä tilassa jopa yksi ilmoitus voi ohjata huomiosi ja häiritä sinua työstä. Microsoft Teamsin avulla voit asettaa tilaksi Älä häiritse, mikä tekee siitä niin, että et saa ponnahdusilmoituksia.
Ota Älä häiritse -toiminto käyttöön kirjoittamalla / dnd hakukentässä. Voit poistaa sen käytöstä kirjoittamalla /saatavilla kun olet tehnyt työn.
Käytä GIF-tiedostoja ja tarroja
Pidä asiat hauskina ja energisinä käyttämällä GIF-tiedostoja, tarroja ja jopa luomalla hauskoja kuvia - meemejä - jakamaan joukkueellesi. Nämä voivat toimia nopeana reaktiona viesteihin tai jopa keventää mielialaa sopivissa kanavissa. Voit käyttää näitä elementtejä napsauttamalla niiden kuvakkeita viestin syöttökentän alla.
Muut työkalut, joista voi olla hyötyä sinulle
Microsoft Teams huolehtii viestinnästä, online-kokouksista, tiedostojen jakamisesta ja yhteistyöstä, mutta on suositeltavaa käyttää muita työkaluja samanaikaisesti sen kanssa. Vaikka nämä työkalut eivät ole välttämättömiä tuottavan etätyötavan ylläpitämiseksi, ne voivat olla hyödyllisiä ihmisille, jotka etsivät lisää tapoja lisätä keskittymistä ja tuottavuutta.
Aika tohtori
Aika tohtori on uskomaton sovellus, joka sopii parhaiten suurille yrityksille ja organisaatioille. Sen avulla voit seurata työntekijöiden aikaa ja luoda yksityiskohtaisia, tehokkaita raportteja. Hanki tarkka katsaus tuottavuuteen ja tarkat palkanlaskelmat.
Hubstaff-tehtävät
Hubstaff-tehtävät on erinomainen lisäys Microsoft Teams -työnkulkuun, koska se keskittyy voimakkaasti tehtävien määrittämiseen. Se, mitä keskustelet joukkueissa kokouksen aikana tai kanavalla, voi päästä suoraan Hubstaffiin, jossa voit luokitella ja hallita sitä.
Vapaalla kädellä
Hanki Vapaalla kädellä integrointi Microsoft Teamsin kanssa virtuaalitaulun kanssa työskentelemiseksi. Tiimin jäsenet voivat lisätä kommentteja, piirustuksia ja muita elementtejä visuaalisesti keskustellakseen suunnitelmista, ulkoasuista ja muusta.
Toivomme, että tämä artikkeli pystyi auttamaan sinua tutustumaan etätyöhön Microsoft Teamsin kanssa. Jos haluat oppia, miten voit aloittaa sovelluksen, muista lukea meidän Kuinka perustaa Microsoft Teams artikla.
