Olet todennäköisesti kuullut sanan 'tietokanta' heittävän ympäriinsä aiemmin. Tietokanta on laaja tietokokoelma, jonka avulla käyttäjät voivat organisoida, tarkastella, hakea, noutaa ja kerätä tietoja. Jos sinulla on tietokanta, tarvitset asianmukaiset työkalut ja sovellukset sen käsittelemiseksi ja kaiken hyödyntämiseksi. Erityisesti niille, jotka työskentelevät tiimiympäristöissä ja tarvitsevat jakaa tietoja muiden ihmisten kanssa (käyttäjät, kehittäjät, arvostelijat jne.), Täydellinen ratkaisu on Microsoft Access, ja käyttämällä Access-huijausarkkiamme olet ammattilainen hetkessä.
Tee työsi helpommaksi Accessin ominaisuuksien ja työkalujen avulla. Jos luulet, että pystyt pitämään tiedot järjestyksessä, Access räjäyttää sinut. Kun teet tiedostoa Accessissa, luot lähinnä tiedoston, joka sisältää tietokannan eri osat. Sitten voit jakaa tietokannan eri osiin, jotta hallinta on helppoa ja nopeaa. Näitä elementtejä kutsutaan taulukoiksi, kyselyiksi, lomakkeiksi, raporteiksi jne.
Kun olet määrittänyt kaikki nämä eri elementit, voit pitää kaiken järjestäytyneellä tavalla. Tämä antaa sinun jakaa ja toimittaa tietoja selkeästi ja koota kokonaiset projektit yhteen tiedostoon. Mistä tahansa tarkoituksesta, Access voi auttaa sinua tai yritystäsi pitämään tiedot selkeinä, turvallisina ja organisoituina.
Tämän huijausarkin tarkoituksena on tutustuttaa ihmiset uusien Access-sukupolvien toimintaan. Ei ole mikään yllätys, että tällaisen monipuolisen sovelluksen hallitseminen vie jonkin aikaa. Autamme sinua antamaan vinkkejä Accessin nopeaan käyttöönottoon tai virkistämään muistiasi, jos olet Access-veteraani.
- Vinkki: Jos ystäväsi, kollegasi tai työntekijäsi tarvitsee lisätietoja Microsoft Accessista, älä ujo ja jaa tämä artikkeli! Tieto on voimaa, ja sinulla on kyky auttaa muita oppimaan jakamalla.
Kuinka liikkua Microsoft Access -nauhassa
Työskentelemämme käyttöliittymä voi tulla hämmentäväksi uusille käyttäjille. Tässä on pieni infografia Accessin perusrajapinnasta, joka perustuu Access 2016: een. Jos olet hämmentynyt eri elementeistä, ei hätää. Seuraavassa artikkelissa käsitellään yksityiskohtaisesti valintanauhaa, tietotaulukoita, objekteja ja muuta. Jatka vain lukemista!
Onneksi niille, jotka ovat työskennelleet Office-sovellusten kanssa jo jonkin aikaa, Accessin käyttöliittymä ei ole niin tuntematon kuin luulisi. Hyvät ystävät, kuten Ribbon, Tell Me -palkki ja Quick Access -työkalupalkki, palaavat auttamaan sinua, kun taas Accessin dataosa pysyy puhtaana ja helposti luettavana.
Johdanto Ribbon-käyttöliittymään
Nauha on ollut merkittävä osa Office-sovellussovelluksia, kuten Access, monien vuosien ajan. Se esiteltiin ensimmäisen kerran takaisin Office 2007: ssä, joka on suunniteltu helpompaa navigointia silmällä pitäen. Nauhan kanssa ei koskaan tarvitse käyttää vanhanaikaisia valikoita, joissa on useita alivalikoiden tasoja.
Voimakkaasti visuaalinen käyttöliittymä auttaa sinua löytämään tunnetut ja rakastamasi työkalut nopeasti. Nauha on tärkein tapa navigoida Accessissa, avata mahdollisuudet muotoilla tekstiä, lisätä elementtejä, toteuttaa toimintoja, säätää tietokantaa ja paljon muuta.
Toisin kuin Accessin aiemmat versiot, uusissa julkaisuissa, kuten Access 2016: ssa ja Access 2019: ssä, Ribbonilla on tasaisempi ja pienempi muotoilu, jonka ansiosta näytön vähemmän häiriöitä häiritsee sinua työstäsi. Tämä minimalistinen käyttöliittymä antaa Accessille modernin ja tyylikkään ilmeen, joka erottaa sen kilpailijoista.
Työkalujen ja ominaisuuksien sijainti on suunnilleen sama kuin aiemmissa versioissa, joten sinun ei pitäisi olla vaikeuksia löytää suosikkikomentojasi. Jos sinulla on vaikeuksia, käytä vain uutta Kerro minulle -ominaisuutta.
Työskentele nopeammin Tell Me -palkin kanssa
Kerro minulle, mitä haluat tehdä -toiminnon tai yksinkertaisesti Kerro minulle -ominaisuuden tarkoituksena on tuoda työkalut ulottuville, vaikka et tiedä niiden tarkkaa sijaintia nauhassa. Se lisättiin ensin useimpiin Office 2016 -sovelluksiin ja ansaitsi oleskelunsa myös Office 2019: ssä. Voit käyttää sitä napsauttamalla sitä aivan nauhan viimeisen välilehden vieressä tai painamalla Alt + Q näppäimiä. Huomaat, että ominaisuuden avulla voit kirjoittaa - silloin voit kertoa Accessille, mitä haluat tehdä.
Sisältösi perusteella Access ehdottaa työkaluja, jotka liittyvät etsimäsi. Esimerkiksi, jos kirjoitat ominaisuuslomake Tell Me -palkki näyttää automaattisesti vaihtoehdot, joiden avulla voit luoda tai muokata ominaisuusarkkia, ja ehdottaa jopa muita taulukkoon liittyviä työkaluja.
Vaikka pidätkin itseäsi Access-guruna, Kerro minulle -ominaisuus voi auttaa sinua nopeuttamaan työtäsi. Sinun ei koskaan tarvitse kaivaa nauhaa läpi tai etsiä verkosta yrittäessäsi löytää ominaisuuden uudelleen.
Tutustu kulissien takana olevaan alueeseen
Kun napsautat Tiedosto-valikkoa Accessissa (ja muussa Office-sovelluksessa), pääset alueelle, jonka Microsoft kutsuu `` backstage '' -kentälle. Täällä näet sen sijaan, että näet välilehden, jossa komennot ovat rivissä nauhassa, saat koko sivun näkymän tiedoista ja erilaisista perustehtävistä tiedostojen avaamiseen ja tallentamiseen, tulostamiseen ja muihin jakamisvaihtoehtoihin.
Lisäksi voit käyttää Tiedosto-valikkoa nähdäksesi tietoja avoimesta tiedostostasi. Tämä tarkoittaa sen luomisen, viimeksi muokatun ajan, omistajan, tiedoston koon ja paljon muuta. Voit käyttää myös Compact & Repair -ominaisuutta tai lisätä salasanasuojauksen tiedoston omistajana.
Tietokantaobjektien määrittäminen Accessissa
Nyt kun perusliittymä on alhaalla, on aika tutustua Accessin kanssa työskentelemiesi tietokantaobjektien kanssa. Nämä objektit näkyvät vasemmalla olevassa siirtymisruudussa, kun ne alkavat tehdä projektiisi. Voit luoda objekteja valintanauhan Luo-välilehdeltä ja muokata niitä milloin tahansa tulevaisuudessa mukautuaksesi tietokannan muutoksiin. Tarkastellaan nopeasti objektivaihtoehtosi:
- Taulukot tallentavat niihin liittyviä tietoja riveihin (tietueet) ja sarakkeisiin (kentät). Ne toimivat samalla tavalla kuin Excelin solut, mikä todennäköisesti muodostaa suuren osan projekteistasi.
- Kyselyt tarkastelevat, laskevat, lajittelevat, suodattavat, muuttavat ja tutkivat taulukoihisi tallennettuja tietoja.
- Lomakkeet ovat mukautettuja näyttöjä, joiden avulla voit helposti syöttää uusia tietoja ja tarkastella jo olemassa olevia tietoja taulukossa.
- Raportit näyttävät taulukon tai kyselyn tiedot painetussa muodossa, mikä sopii täydellisesti virheiden tarkistamiseen ja tarkistamiseen.
- Makrot pystyvät automatisoimaan toistuvia tehtäviä. Voit suorittaa makron napsauttamalla painiketta tai painamalla makrolle määritettyä pikanäppäintä.
- Moduulit ovat toimintaryhmiä, jotka on kirjoitettu Visual Basic -kielellä ja joita käytetään myös tehtävien automatisointiin.
Kenttätyypit
Accessissa on monia tapoja työskennellä kenttien kanssa, jotka helpottavat eri projektien käsittelyä. Esimerkiksi kentän määritteleminen numerona eikä tekstinä antaa Accessille mahdollisuuden suorittaa laskutoimituksia kyseisen kentän kanssa.
Tässä on nopea luettelo eri tietotyypit voit kirjoittaa ja heidän käyttäytymisensä:
- Lyhyt teksti: Tallentaa enintään 255 merkkiä tekstiä ja / tai numeroita.
- Pitkä teksti: Tallentaa enintään 64 000 merkin tekstiä.
- Numero: Tallentaa numerot ja mahdollistaa laskutoimituksen datasolun avulla.
- Päivämäärä / aika: Tallentaa päivämäärät ja / tai ajat.
- Valuutta: tallentaa numerot ja symbolit, jotka edustavat todellisia valuuttoja.
- Automaattinen numero: määrittää automaattisesti yksilöllisen numeron jokaiselle tietueelle.
- Kyllä / Ei: Tallentaa joko Kyllä- tai Ei-arvon.
- OLE-objekti: Tallentaa muissa sovelluksissa tehdyt objektit, kuten Excel-laskentataulukko, Word-asiakirja tai PowerPoint-grafiikka.
- Hyperlinkki: tallentaa linkit, joita napsauttamalla voidaan avata verkkosivustoja tai tiedostoja verkossa.
- Liite: Voit liittää tiedoston tai kuvan tietokantaan.
- Suuri määrä: tallentaa ei-rahallisen, numeerisen arvon. (Saatavana vain Access 2019: ssä.)
Aloita mallilla
Pelottavatko tyhjät asiakirjat? Accessin avulla sinulla on jo valtava kirjastomallipohja, joka on jo sisäänrakennettu sovellukseen, jotta pääset alkuun. Tämä antaa sinulle valtavan pikakäynnistyksen työskennellessäsi minkä tahansa mittakaavan projekteissa. Löydät useita malleja kustakin annetusta luokasta, mikä tarkoittaa, että tarjolla on valtava valikoima joka kerta, kun luot uuden asiakirjan. Vaikka olet valinnut mallin, sinulla on vielä monia vaihtoehtoja muokata tietokannan mukauttamista jälkikäteen.
Varmuuskopioi aina tietokanta
Tämä on vihje jopa Access-veteraaneille siellä. Aina, ja tarkoitamme sitä, luo aina varmuuskopiot tietokannastasi säännöllisesti. Et voi koskaan tietää, mitä tiedostoillesi voi tapahtua tulevaisuudessa odottamattomien olosuhteiden vuoksi. Se voi olla hengenpelastaja, jos sinulla on helposti saatavilla olevat varmuuskopiot pilvestä tai toisesta tietokoneesta.
Hyödyllisiä Access-pikakuvakkeita, jotka kaikkien tulisi tietää
Tämän huijauslehden lopettamiseksi päätimme sisällyttää joitain hyödyllisiä Access-pikanäppäimiä, joita voit käyttää työn nopeuttamiseksi:
- Voit luoda uuden tietokannan nopeasti painamalla Ctrl + N .
- Lisää uusi tietue taulukkoon tai lomakkeeseen painamalla Ctrl + Plus -merkki (+) näppäimistöllä.
- Voit lähentää ja loitontaa sivua painamalla Z-näppäintä.
- Vaihda navigointiruutua painikkeella F11 .
- Avaa Etsi-välilehti, jos haluat etsiä taulukosta tai lomakkeesta Ctrl + F .
- Voit tallentaa tietokannan nopeasti Ctrl + S .
Jos etsit ohjelmistoyritystä, johon voit luottaa rehellisyydestään ja rehellisistä liiketoimintakäytännöistään, älä katso iä. Olemme Microsoftin sertifioitu yhteistyökumppani ja BBB: n akkreditoitu yritys, joka välittää asiakkaidemme luotettavan ja tyydyttävän kokemuksen tarvitsemistaan ohjelmistotuotteista. Olemme kanssasi ennen myyntiä, sen aikana ja kaiken myynnin jälkeen. Se on 360 asteen ohjelmistojen pitotakuutamme. Joten, mitä sinä odotat? Soita meille tänään +1877315 1713 tai sähköpostitse sales@softwarekeep.com. Voit myös tavoittaa meidät Live Chat -palvelun kautta.
