Outlookin e-kirja [Ultimate Guide]

Tämän Outlook-e-kirjan on toimittanut sinulle . Tavoitteenamme on auttaa sinua oppimaan lisää Microsoftin johtavasta sähköposti- ja henkilökohtaisen ajanhallintaohjelmistosta, Outlookista.

Ostaa Microsoft Outlook istä markkinoiden parhaaseen hintaan.

Sisällysluettelo

1. Johdanto
2. Mikä on Outlook?
3. Outlookin määrittäminen
4. Kuinka tuoda ja viedä yhteystietoja Outlookissa
1. Tuo yhteystiedot Outlookiin
2. Vie yhteystiedot Outlookista
5. Yhteystietojen hallinta Outlookissa
1. Lisää uusi yhteystieto
2. Lisää yhteystieto suosikkeihin
3. Tarkastele ja muokkaa yhteystietoja
4. Poista yhteystieto
6. Kuinka lisätä ammattimainen Outlook-allekirjoitus
1. Uuden sähköpostin allekirjoituksen luominen
2. Sähköpostin allekirjoituksen mukauttaminen
7. Kuinka kirjoittaa ja lähettää sähköpostia Outlookissa
8. Liitteiden lähettäminen Outlookissa
9. Kuinka käyttää kalentereita Outlookissa
1. Kuinka lisätä kalenterikohteita
2. Kalenterin tuominen
3. Kuinka etsiä kalenterikohteita
10. Yhteistyö Outlookissa
1. Tiedoston avaaminen tai liittäminen Outlookissa
2. OneDrive
3. Kokoukset
11. Kokousten aikatauluttaminen Outlookissa
12. Kuinka luoda tehtäviä ja tehtäväluetteloita Outlookissa
13. Suodattimien luominen Outlookissa
14. Luokkien, lippujen ja värien luominen Outlookissa
1. Luokan määrittäminen sähköpostille
2. Kuinka luoda väriluokkia
3. Kuinka luoda lippuja
15. Muistutusten käyttäminen Outlookissa
1. Kuinka asettaa muistutus viesteille
2. Kuinka asettaa muistutus tehtäville
3. Kuinka hylätä muistutukset menneistä tapahtumista
16. Keskustelujen ohittaminen Outlookissa
17. Outlook-postilaatikon puhdistaminen
18. Automaattisen arkistoinnin poistaminen käytöstä Outlookissa
19. Kuinka hallita sääntöjä Outlookissa
1. Luo sääntö
2. Luo sääntöjä ohjatun sääntöjen avulla
3. Suorita säännöt manuaalisesti
4. Poista sääntö
20. Kuinka poistua toimistosta Outlookissa
21. Sähköpostin aikatauluttaminen Outlookissa
22. Lähettäjän estäminen Outlookissa
23. Microsoft Outlook Mobile -ongelmien vianmääritys
1. Outlook-sovellus kaatuu
2. Ei voi kirjautua Outlook-sovellukseen
3. Outlook-sovelluksen asentaminen ei onnistu
4. Yhteystietoja ja kalenteria ei synkronoida

Johdanto

Haluatko oppia kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää tullaksesi Outlookin virrankäyttäjäksi? Tässä e-kirjassa käsitellään yksityiskohtaisesti Microsoftin sähköposti- ja henkilökohtaisen hallintapaketin käyttöä riippumatta siitä, työskenteletkö yksin tai tiimissä.

Opit Outlookin perusteista ja päivittäisessä elämässä tarvitsemiesi perustehtävien suorittamisesta. Myöhemmin e-kirjassa kosketamme myös joitain lisäominaisuuksia ja vianmääritysoppaita.

Jos sinulla on kysyttävää e-kirjan lukemisen jälkeen, ota meihin yhteyttä osoitteessa OhjelmistoPidä lisäapua.

Mikä on Outlook?

Microsoft Outlook on sovellus henkilökohtaisten tietojen ja aikataulun hallintaan. Vaikka se tunnetaan ja käytetään lähinnä sähköpostitoimintoihin, se sisältää myös ominaisuuksia, kuten kalenterin, päiväkirjan, muistiinpanot, yhteystietojen hallinnan, tehtävien hallinnan sekä verkkoselaamisen.

Outlook on osa laajempaa Microsoft Office -tuoteperhettä, mutta sen voi ostaa myös erillisenä ohjelmana. Outlook yhdistyy hyvin Microsoft Exchange Server ja Microsoft SharePoint Server , joka vastaa ryhmien ja organisaatioiden tarpeisiin, jotka jakavat postilaatikoita, kalentereita tai muuta tietoa.

Yli miljoonan aktiivisen kuukausittaisen käyttäjän Outlook on yksi johtavista sähköpostiohjelmista ja henkilökohtaisen hallinnan sovelluksista ympäri maailmaa.

Outlookin määrittäminen

Voit määrittää Outlookin lisäämällä sähköpostitilin. Voit lisätä Outlookiin useita erityyppisiä sähköpostitilejä, mukaan lukien Microsoft 365-, Gmail-, Yahoo-, iCloud- ja Exchange-tilit.

Huomaa, että jotkut kolmannen osapuolen sähköpostipalvelut, kuten Gmail ja iCloud, vaativat sinua muuttamaan verkkosivustojensa asetuksia, ennen kuin voit lisätä tilisi Outlookiin. Tämän avulla saat apua itse palveluntarjoajalta.

1. Avaa Outlook ja valitse sitten Lisää tili alkaen Tiedosto valikossa.
2. Noudata seuraavia ohjeita Outlook-versiostasi riippuen:
1. Sisään Outlook for Microsoft 365 ja Outlook 2016 : Kirjoita sähköpostiosoitteesi ja napsauta Kytkeä .
2. Sisään Outlook 2013 ja Outlook 2010 : Kirjoita nimesi, sähköpostiosoitteesi ja salasanasi ja napsauta sitten Seuraava .
3. Sinua saatetaan pyytää antamaan salasanasi uudelleen. Napsauta sitten Ok → Suorittaa loppuun Asennus loppuun.

Kuinka tuoda ja viedä yhteystietoja Outlookissa

Tuo yhteystiedot Outlookiin

Yhteystietojen tuominen voi olla aikaa vievää, mutta se on tärkeä osa organisointia. Katsotaanpa, kuinka tuoda nämä kontaktit ja saada sinut matkalla pilvessä elämiseen.

1. Luo Excel-asiakirja, jossa on luettelo kontakteista, jotka haluat tuoda Outlookiin. Tallenna tämä asiakirja nimellä .csv (tarkoittaa pilkuilla erotettuja arvoja) suuntaamalla kohtaan Tiedosto → Tallenna nimellä ja valitse (* .csv) pudotusvalikosta.
2. Avata Näkymät . Voit tuoda yhteystietoluettelosi siirtymällä kohtaan Tiedosto → Avaa ja vie → Tuonti ja vienti . Valitse täältä Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ja jatka napsauttamalla Seuraava.
3. Valitse Pilkkuerotetut arvot ja napsauta sitten Selaa -painiketta. Etsi .csv tiedosto ja valitse se. Nyt voit valita, miten haluat Outlookin käsittelevän päällekkäisiä yhteystietoja:
1. Korvaa kopiot tuotuilla tuotteilla
2. Salli kaksoiskappaleiden luominen
3. Älä tuo päällekkäisiä kohteita
4. vuonna Tuo tiedosto -ruudussa Yhteystiedot . Sulje ohjattu toiminto napsauttamalla Suorittaa loppuun -painiketta. Voit tarkastella tuotuja yhteystietoja valitsemalla Ihmiset Outlookissa.

Vie yhteystiedot Outlookista

Yhteystietoluettelon vieminen on tapa tarkastella yhteystietojasi helposti missä tahansa tietokoneessa. Prosessi on helppo ja mahdollistaa nopean pääsyn kontakteihisi.

1. Avata Näkymät . Voit tuoda yhteystietoluettelosi siirtymällä kohtaan Tiedosto → Avaa ja vie → Tuonti ja vienti . Napsauta tätä Vie tiedostoon .
2. Valitse Outlook-datatiedosto (.pst) ja napsauta Seuraava edetä.
3. Valitse Yhteystiedot sen sähköpostitilin alla, josta haluat viedä yhteystiedot.
4. Klikkaa Selaa ja siirry kohtaan, johon haluat tallentaa .pst tiedosto yhteystiedoilla. Kirjoita tiedostonimi ja napsauta OK .
5. Sulje ohjattu toiminto napsauttamalla Suorittaa loppuun .
6. Jos haluat asettaa salasanan yhteystietojesi suojaamiseksi, kirjoita se Salasana ja Vahvista salasana vahvista vielä kerran ja napsauta sitten OK .
• Jos haluat ohittaa salasanan asettamisen, jätä salasanakentät tyhjiksi ja valitse OK.

Yhteystietojen hallinta Outlookissa

Lisää uusi yhteystieto

Tämä opas keskittyy uuden kontaktin lisäämiseen alusta alkaen. On muitakin tapoja lisätä yhteystietoja Outlook-tileihisi, kuten lisätä jonkun profiilikortti tai yrityksen hakemisto, jos sellainen on.

1. Kirjaudu sisään Outlook-tili verkossa .
2. Valitse Ihmiset -kuvake navigointiruudun alaosassa. Tämä avaa Ihmiset-sivun. Valitse työkaluriviltä Uusi kontakti .
3. Anna tarvittavat yhteystiedon tiedot. Valitse Lisää enemmän mahdollisuus lisätä lisätietoja, kuten yhteyshenkilön osoite tai syntymäpäivä.
4. Klikkaa Luoda Lisää uusi yhteystieto luetteloosi.

Lisää yhteystieto suosikkeihin

Helppoa käyttöä varten voit lisätä yhteystietoja Suosikit-luetteloosi. Jos haluat lisätä jonkun suosikkeihisi, valitse vain kontakti ja valitse sitten Lisää suosikkeihin työkalurivillä.

Suosikkiyhteyshenkilöt, joilla on sähköpostiosoite, näkyvät Mailin siirtymisruudussa, jolloin voit nähdä kaikki heidän sähköpostiosoitteensa yhdessä paikassa.Tarkastele ja muokkaa yhteystietoja

Microsoft-tilin epätavallinen kirjautumistoiminto

1. Sen Ihmiset -sivulla, valitse yhteystieto keskiruudusta nähdäksesi tai muokataksesi heidän tietojaan. Tässä näet profiilikortin version, mikä tarkoittaa, että näkyvät välilehdet ja osiot voivat vaihdella yhteyshenkilöittäin.
1. Tiedostot : Katso viimeisimmät tiedostot, jotka kontakti on jakanut kanssasi.
2. Sähköposti : Katso viimeisimmät sähköpostiviestit ja liitteet sinun ja yhteyshenkilön välillä.
3. LinkedIn : Jos kontaktilla on julkinen LinkedIn-profiili, näet LinkedIn-tiedot täällä.
2. Voit muokata yhteystietoa napsauttamalla Muokkaa yhteystietoa -painiketta Yhteystiedot-kohdan vieressä tai valitse Muokata työkalurivillä.

Poista yhteystieto

1. Valitse yksi tai useampi yhteystieto ja napsauta sitten Poistaa .
2. Klikkaus Poistaa uudelleen vahvistaaksesi toiminnon.

Kuinka lisätä ammattimainen Outlook-allekirjoitus

Nimesi allekirjoittaminen sähköpostiin on tärkeää, kun yrität pysyä ammattilainen työympäristössä. Tätä varten on noudatettava vain muutamia yksinkertaisia ​​vaiheita. Se on erittäin helppo mukauttaa itse monin tavoin.

Uuden sähköpostin allekirjoituksen luominen

1. Avaa Outlook ja osuma Uudet sähköpostit kirjoittaa uuden viestin.
2. Siirry allekirjoitusvalikkoon ja valitse Allekirjoitukset avataksesi Allekirjoitus-asetukset.
3. Koska luot uuden allekirjoituksen, napsauta Uusi . Kirjoita sitten haluamasi nimi, jota käytetään allekirjoituksena sähköpostiviestiesi loppuun. Kun olet syöttänyt sen, paina Ok .

Sähköpostin allekirjoituksen mukauttaminen

Voit mukauttaa sähköpostiosoitettasi entisestään lisäämällä allekirjoituksesi ja tarkastelemalla kaikkia käytettävissäsi olevia muotoiluvaihtoehtoja.

Valitse suosikkisi ja napsauta Ok . Jos haluat käyttää juuri tekemääsi sähköpostia, napsauta Uusi sähköpostiosoite ja sen pitäisi ponnahtaa heti näkyviin seuraavassa luomassasi ja lähettämässäsi sähköpostissa.

Kuinka kirjoittaa ja lähettää sähköpostia Outlookissa

Outlookin käyttö on hyvin samanlaista kuin minkä tahansa online-sähköpostialustan käyttö. Se auttaa sinua kuitenkin olemaan tehokkaampi tutustumaan kaikkiin vaiheisiin, kuinka sitä käytetään sähköpostin kirjoittamiseen ja lähettämiseen.

1. Aloita valitsemalla uusi sähköposti vaihtoehto Koti aloittaa uuden viestin määrittämisen.
2. Napsauta tekstikenttää nimeltä Vastaanottaja , Piilokopio tai DC ja kirjoita sähköpostiosoite tai yhteyshenkilön nimi.
3. Napsauta seuraavaksi Aihe -ruutuun ja kirjoita viestisi aihe. Vastaanottaja näkee tämän ensin, kun hän saa ilmoituksen sähköpostistasi.
4. Kirjoita viesti napsauttamalla sähköpostin tekstiä ja aloittamalla kirjoittaminen. Outlook tarjoaa sinulle runsaasti muotoiluvaihtoehtoja, joten älä epäröi käyttää niitä.
5. Kun olet kirjoittanut viestisi, napsauta Lähettää .

Liitteiden lähettäminen Outlookissa

Tiedoston lähettäminen sähköpostisi kanssa voidaan suorittaa helposti lisäämällä liite sähköpostiisi. Tässä on vaiheet sen tekemiseksi.

1. Avaa Outlook ja siirry sitten kohtaan Koti, ja valitse sitten uusi sähköposti .
2. Jos haluat lähettää tiedoston olemassa olevalla sähköpostilla, voit tehdä sen valitsemalla Vastaa , Vastaa kaikille tai Eteenpäin .
3. Navigoida johonkin Koti ja valitse sitten Liitä tiedosto . Näet useita vaihtoehtoja, joista valita:
1. Selaa tätä tietokonetta : Hae tiedostoistasi ja valitse yksi paikallisesta tietokoneesta.
2. Viimeaikaiset tuotteet : Selaa luetteloa tiedostoista, joiden kanssa olet äskettäin työskennellyt, ja valitse tiedosto luettelosta. Nämä tiedostot voivat olla joko sisäisen verkon sijainneissa, ryhmätiedostoissa, tai ne voidaan tallentaa paikalliseen tietokoneeseen.
3. Outlook-kohde : Sähköpostisi voidaan liittää tekstiviestinä tai liitteenä.
4. Kalenteri : Voit lisätä kalenterin sähköpostiisi. Tämä kalenteri voi sisältää jopa tiettyjä ajanjaksoja ja muita yksityiskohtia.
5. Käyntikortti : Tämän avulla voit liittää sähköisen käyntikortin viestiin.
6. Selaa verkkosijainteja : Voit valita tiedostoja paikoista, joihin olet aiemmin käyttänyt, kuten SharePoint-sivustot, ryhmätiedostot tai OneDrive.
7. Allekirjoitus : Voit lisätä allekirjoituksesi viestin loppuun.
4. Valitse liite napsauttamalla Liitä kohde ja etsi sitten tiedosto. Pidä mielessä seuraavat asiat:
1. koko liitetyn tiedoston nimi ja nimi näytetään, jos viet kursorin sen päälle. Käytä tätä paikantamaan kohdennettu tiedosto.
2. Jotta Poista liitetty tiedosto , valitse alanuoli ja valitse sitten Poista liite avattavassa luettelossa.

Kuinka käyttää kalentereita Outlookissa

Outlook-kalenterin avulla voit seurata tulevia tapahtumia, sekä henkilökohtaisesti että liiketoiminnallisesti. Aikatauluta kokoukset, tapaamiset ja muut tapahtumat helposti ja kutsu sitten kontaktisi merkitsemään.

Kuinka lisätä kalenterikohteita

1. Avaa Outlook ja pysy sitten Koti välilehti. Klikkaa Uusia tavaroita ja valitse sitten jokin seuraavista vaihtoehdoista:
1. Nimittäminen
2. Tapaaminen
3. Koko päivän tapahtuma
4. Skype-kokous
5. Lisää kohteita
2. Täytä kaikki tarvittavat tiedot, kuten aihe ala, sijainti , alkaa ja loppuun aika ja tapahtuma kuvaus .
3. Kun olet täyttänyt kaikki vaaditut tiedot, napsauta Tallenna ja sulje . Tapahtuma näkyy nyt kalenterissasi.

Kalenterin tuominen

Sinä ja muut voit käyttää Outlook-kalenteria ilman huolta menettää jo ajoitettuja tapahtumia. Tuo vain toinen aiemmin käyttämäsi kalenteri Outlookiin seuraamalla alla olevia ohjeita.

1. Napsauta Outlookissa Tiedosto → Avaa ja vie . Täältä saat valintaikkunan ja sinun on valittava tuotavan tiedoston tyyppi.
2. Valitse joko a iCalendar (.ics) tai vCalendar (.vcs) -tiedosto ja tuo se Outlookiin. Kaikki ulkoisen kalenterin sisältämät kohteet lisätään automaattisesti Outlook-kalenteriin.

Kuinka etsiä kalenterikohteita

Kun elämä on kiireistä, aikataulut alkavat täyttyä nopeasti. Jokaisen tapahtuman kirjaaminen kalenteriin on suuri ponnistelu. Ajan myötä on kuitenkin helppo unohtaa, milloin ja missä tietyt asiat ovat.

1. Kun valitset kalenterin, kirjoita avainsana Hakulaatikko . Tämä näyttää luettelon hakutuloksistasi korostettuna keltaisella.
• Voit rajata hakua kirjoittamalla useita avainsanoja kerralla.
2. Jos olet saanut yli 30 kohdetta, voit vierittää luettelon loppuun ja napsauttaa Lisää nähtävää , joka lataa lisätuloksia.
3. Toinen tapa rajata hakua on sisällyttää JA , TAI tai EI kun etsit. Jokaisella näistä sanoista on erilainen tehtävä. Niiden toiminnot voivat auttaa sinua etsimään kalenterista.
• Huomaa, että JA , TAI ja EI on merkittävä isoilla kirjaimilla. Varmista, että et käytä lainausmerkkejä kirjoittaessasi niitä.

Yhteistyö Outlookissa

Yhteistyö Outlookissa on yksi tehokkaimmista tavoista työskennellä asiakirjojen kanssa muiden kanssa. Tässä osassa kerrotaan, miten voit tehdä yhteistyötä Outlookissa.

Tiedoston avaaminen tai liittäminen Outlookissa

Yhteistyön aloittamiseksi yksittäisen asiakirjan kanssa sinun on ensin liitettävä asiakirja Outlookin sähköpostiin ja sisällytettävä kaikki, joiden kanssa työskentelet.

Varmista, että liite on ladattu OneDrive ennen kuin aloitat työskentelyn, ja lähetä se kaikille asiakirjan parissa työskenteleville. Vaihtoehtoisesti, jos sinulle on lähetetty sähköpostiviesti liitteenä keneltä tahansa, jonka kanssa olet tekemässä yhteistyötä, avaa liite aloittaaksesi työskentelyn.

OneDrive

Liite on säilytettävä OneDrive jotta kaikki asianosaiset näkisivät tiedoston. Varmistaaksesi, että liite on jo tallennettu OneDriveen, varmista, että liitetiedostossa on pilvikuvake. Jos näin ei ole, sinulla on mahdollisuus tallentaa se OneDriveen ja työskennellä sen kanssa sieltä.

Kokoukset

Jotta voit tehdä kunnollista liitetiedostoa muiden kanssa, voit myös perustaa ja osallistua kokouksiin muiden jäsenten kanssa. Outlookilla on myös mahdollisuus pitää kokouksia läpi Skype ja voit työskennellä asiakirjan parissa tiiminä, tehdä kokouksen muistiinpanoja samasta asiakirjasta ja kommunikoida helposti.

Kokousten aikatauluttaminen Outlookissa

Kokouksen pitäminen ei ole koskaan ollut näin helppoa kuin Outlookissa. Olet määrittänyt kokouksen, ja muutama napsautus ohjaa tiimisi jäsenet videoneuvotteluun. Outlook linkittää suoraan Skypeen ja tarjoaa vielä enemmän kokoustyökaluja.

1. Klikkaa Uusia tavaroita -painiketta Koti välilehti Outlookissa.
2. Valitse avattavasta valikosta Tapaaminen . Sinun on valittava Kokous-ikkunassa Liity Skype-kokoukseen .
3. Lisää haluamasi tiedot, kuten Aihe ja Sijainti kokouksen.
4. Kutsu ihmisiä kokoukseen kirjoittamalla heidän yhteystietonsa.

Outlookin avulla voit tarkistaa, milloin kutsutut ovat vapaita Aikataulu välilehti. Tämän työkalun avulla voit nähdä, milloin on paras aika pitää kokouksesi.

Kun valitset täydellisen ajan, lähetä kutsu tiimisi jäsenille ja aloita työskentely yhdessä.

aktivoi Windows 10 komentokehotteella

Kuinka luoda tehtäviä ja tehtäväluetteloita Outlookissa

Outlookia käytettäessä tehtävien ja tehtäväluetteloiden luominen on helppoa. Päivän asioiden tai tavoitteiden luetteloiminen antaa mahdollisuuden nähdä kaikki tarvitsemasi. Se auttaa sinua suorittamaan tarvittavat vaiheet tehtävien suorittamiseksi ja oman ajan hallitsemiseksi.

1. Valitse Uusia tavaroita → Tehtävä , tai yksinkertaisesti paina Ctrl + Siirtää + TO pikanäppäin.
2. vuonna Aihe kirjoita tehtävän nimi. Suosittelemme, että pidät tehtävän nimen lyhyenä ja laajennat sen sijaan yksityiskohtia kuvausruutuun.
3. Jos alkamis- tai määräpäivä on kiinteä, aseta Aloituspäivämäärä ja tai Eräpäivä . Voit myös asettaa muistutuksen haluttaessa.
4. Aseta tarvittaessa tehtävän prioriteetti korkeammalle tai pienemmälle käyttämällä Prioriteetti valinta.
5. Kun olet määrittänyt tehtävän, napsauta Tehtävä → Tallenna ja sulje .

Suodattimien luominen Outlookissa

Ei ole väliä kuinka hyvin järjestetty postilaatikko on, joskus on mahdotonta selata satoja sähköposteja vain löytääksesi tarvitsemasi. Jos sinun on löydettävä sähköposti nopeasti, työn paras työkalu on haku suodattimilla -toiminto.

1. Napsauta ensin Hakupalkki , joka on keskusteluluettelon yläpuolella.
2. Kirjoita aihe, osoitteet tai lauseet, jotka sisältyvät etsittävään sähköpostiin.
3. Joko laajenna tai kavenna hakua valitsemalla hakuvaihtoehdot: Kaikki postilaatikot , Nykyinen postilaatikko , Nykyinen kansio , Alikansio tai Kaikki Outlook-kohteet .
4. Valitse kriteerit, jotka auttavat kaventamaan hakua Tarkenna -osiossa. Luokat voidaan tiivistää seuraavasti:
1. Alkaen : Rajoitetaan tietyn henkilön sähköposteihin.
2. Aihe : Näytetään vain aiheeseen perustuvat tulokset.
3. Sisältää liitteitä : Näytetään vain tulokset, joissa on liitteitä.
4. Luokiteltu : Näytetään vain tulokset, jotka kuuluvat tiettyyn luokkaan.
5. Tämä viikko : Tarkenna tuloksia vastaanottoajan perusteella. On myös muita ehtoja, kuten Tänään, Eilen, Tällä viikolla, Viime viikolla, Tässä kuussa, Viime kuussa, Tänä vuonna tai Viime vuonna.
6. Lähetetty : Näyttää vain viestit, jotka joko lähetettiin sinulle, ei suoraan sinulle tai toiselle vastaanottajalle.
7. Lukematon : Vain lukemattomat tulokset näytetään.
8. Merkitty : Vain sinun ilmoittamasi viestit näytetään.
9. Tärkeä : Vain tärkeiksi merkittyt viestit näytetään.
10. Lisää : Tämä avaa joitain edistyneempiä ehtoja, kuten Kopio ja herkkyys.
5. Kun olet valinnut ehdot, valitse Viimeisimmät haut suorittaa haku uudelleen. Muista, että vain kyselyt tallennetaan, ei tuloksia.

Luokkien, lippujen ja värien luominen Outlookissa

Outlookin avulla voit luoda omia ainutlaatuisia luokkiasi, kuten talous, henkilökohtainen, liike, jne. Outlookin avulla pystyt pysymään ajan tasalla ja järjestäytyneenä kaikilla elämäsi osa-alueilla.

Luokan määrittäminen sähköpostille

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiä, jonka haluat lajitella luokkaan, ja valitse Luokitella pikavalikosta.
2. Luo tai valitse luokka, johon haluat sijoittaa sähköpostin. Voit myös lisätä kohteen useampaan kuin yhteen luokkaan.

Kuinka luoda väriluokkia

Aluksi Outlookin luokat nimetään yleisillä väreillä, jotka näkyvät taulukonäkymässä, kuten postilaatikossa. Antamalla jokaiselle luokalle eri nimen ja värin, sinun on helppo järjestää ja tunnistaa kaikki sinulla olevat tiedot.

1. Siirry Outlookissa kohtaan Koti → Luokitella → kaikki kategoriat .
2. Valitse Väriluokka ja napsauta sitten Nimeä uudelleen .
3. Kirjoita sopiva otsikko valitulle luokalle. Jos haluat muuttaa luokan väriä, napsauta Väri pudota alas.
4. Klikkaa OK -painiketta, kun olet valmis.

Kuinka luoda lippuja

Voit paitsi luokitella kaikki sähköpostisi myös asettaa liput tietyille tapahtumille, muistiinpanoille ja muulle, mitä tarvitset muistutusta.

1. Valitse sähköposti, jonka haluat merkitä. Ota huomioon, että Seuranta lippuja käytetään vain toimintakelpoisiin kohteisiin.
2. Klikkaa Lippu -kuvaketta. Sen pitäisi muuttua punaiseksi, ja seurantaviesti ilmestyy sähköpostin otsikkoon.
3. Poista lippu napsauttamalla sähköpostia hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Seuranta → Merkitse valmis avattavasta valikosta.

Muistutusten käyttäminen Outlookissa

Muistutukset ovat lippujen kehittyneempi versio. Outlook lähettää automaattisesti kalenterissasi asettamiesi muistutusten ponnahdusikkunat ilmoittamaan sinulle, kun ajoitetut tapahtumat ovat tulossa.

Kuinka asettaa muistutus viesteille

1. Siirry viestiluetteloon.
2. Valitse viesti, josta haluat muistutuksen.
3. Napsauta näytön yläreunan työkalupalkissa Seuranta → Lisää muistutus .
4. Voit lisätä muistutuksiin tietoja, kuten kellonajan, päivämäärän ja kuvauksen.
5. Kun olet määrittänyt muistutuksen, valitse OK .
6. Viestiin ilmestyy hälytyskuvake - tämä kertoo, että muistutus on lähetetty onnistuneesti.
7. Jos haluat muuttaa muistutuksen aikaa, napsauta Seuranta → Muistutus ja muokkaa sitten mitä tahansa yksityiskohtia. Klikkaus OK tallentaa muutokset.

Kuinka asettaa muistutus tehtäville

1. Siirry näytön alareunaan ja valitse Tehtävät . Voit myös navigoida kohtaan Koti → Tehtävälista tarkastella tehtäviä.
2. Valitse luettelosta tehtävä, josta haluat muistutuksen.
3. Valitse tehtävä ja aikataulu, jotta voit täyttää aikataulusi Seuranta ryhmä. Klikkaus OK tallentaa muistutuksen.
4. Jos haluat poistaa muistutuksen tehtävästä, siirry kohtaan Hallitse tehtävää ryhmä ja valitse Poista listalta .

Kuinka hylätä muistutukset menneistä tapahtumista

1. Valita Tiedosto → Vaihtoehdot → Pitkälle kehittynyt .
2. vuonna Muistutukset osassa, varmista että Hylkää menneiden tapahtumien muistutukset automaattisesti on valittu.

Keskustelujen ohittaminen Outlookissa

Keskustelut ovat loistava tapa järjestää sähköpostisi. Nämä ovat aiheiden mukaan ryhmiteltyjä sähköposteja, jotka on järjestetty kronologisesti. Joskus nämä keskustelut voivat kasaantua ja muuttua merkityksettömiksi, mikä aiheuttaa sotkua postilaatikkoon.

Jos näin tapahtuu, voit yksinkertaisesti ohittaa / mykistää kaikki keskustelut, jotka eivät enää liity sinuun.

1. Valitse ohitettava keskustelu tai ketjussa oleva sähköposti.
2. Klikkaa Jättää huomiotta .
3. Valitse Ohita keskustelu prosessin loppuun saattamiseksi.
• Jos se ei näy siellä, älä paniikkia. Ruutua ei tule näkyviin, jos olet aiemmin tarkistanut Älä näytä tätä viestiä uudelleen ruutu, joten poista valinta.
4. Jos haluat jatkaa päivityksiä aiemmin mykistetystä keskustelusta, poista valinta.

Outlook-postilaatikon puhdistaminen

Jos jätetään vartioimatta, vanhat viestit, joilla ei ole enää merkitystä elämässäsi, sekoittavat postilaatikkosi. On suositeltavaa puhdistaa postilaatikkosi vähintään kerran kuukaudessa, jotta näin ei tapahdu.

1. Valitse ensin keskustelu, jonka haluat puhdistaa. Varmista, että keskustelu ei sisällä tärkeitä tietoja, jotka haluat säilyttää.
2. Klikkaa Siivota → Puhdista keskustelu .
3. Valitse lopuksi Siivota uudelleen, kun ponnahdusikkuna tulee näyttöön.

Automaattisen arkistoinnin poistaminen käytöstä Outlookissa

Sähköpostiviestien arkistointi on tärkeää, jotta pysyt luotettavana ja organisoituna. Outlook kuitenkin arkistoi tiedostosi automaattisesti ja yrittää pienentää tiedostokokoa poistamalla vanhat sähköpostit ja asettamalla ne erilliseen tiedostoon. Kytke tämä pois päältä mahdollisimman pian, jotta et menetä tärkeitä tietoja.

1. Avaa Outlook ja siirry sitten kohtaan Tiedosto → Vaihtoehdot → Pitkälle kehittynyt .
2. Alla Automaattinen arkistointi napsauta Automaattisen arkistoinnin asetukset .
3. Varmista, että Suorita AutoArchive n päivän välein ruutua ei ole valittu. Tämä varmistaa, että automaattisia arkistoja ei löydy sähköpostilaatikostasi.

Kuinka hallita sääntöjä Outlookissa

Luo sääntö

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa postilaatikossa olevaa viestiä tai valitse sähköpostikansio ja napsauta sitten Säännöt .
2. Valitse sinulle sopiva vaihtoehto. Huomaa, että Outlook ehdottaa aina säännön luomista vastaanottajan ja lähettäjän perusteella. Saat lisää vaihtoehtoja valitsemalla Luo sääntö .
3. Valitse avautuvassa Luo sääntö -valintaikkunassa yksi tai useampi ehto Kun saan sähköpostin kaikista valituista ehdoista, -osiossa.
4. Alla ' Tee seuraava, -osassa, sinulla on vaihtoehdot:
1. Määritä sääntö, jolla viesti siirretään kansioon
2. Toista valittu ääni
3. Näytä uudessa Tuotehälytys-ikkunassa
5. Klikkaus OK tallentaa sääntösi.

Luo sääntöjä ohjatun sääntöjen avulla

Ohjatun sääntöjen ohjatun toiminnon avulla voit luoda yleensä kolme sääntöä.

• Pysy järjestäytyneenä : Tämä sääntö auttaa suodattamaan ja seuraamaan viestejä.
• Pysy ajan tasalla Sääntö : Tämä sääntö antaa sinulle ilmoituksen, jos viesti sopii tiettyihin ehtoihin.
• Mukautetut säännöt : Nämä ovat sääntöjä, jotka on luotu ilman mallia.

Voit luoda säännön ohjatun sääntöjen ohjatun toiminnon avulla seuraavasti:

1. Siirry ohjatun ohjatun toiminnon viimeiselle sivulle ja anna säännölle nimi.
2. Jos haluat soveltaa sääntöä jo vastaanottamiisi viesteihin, valitse valintamerkki Suorita tämä sääntö nyt postilaatikossa jo oleville viesteille.
3. Huomaa, että oletusarvoisesti sääntö on aina tarkistettu. Voit poistaa valintaruudun, jos et halua säännön soveltamista.
4. Klikkaus Suorittaa loppuun tallentaa ja ottaa säännön käyttöön.

Suorita säännöt manuaalisesti

1. Alkaen Tiedosto -välilehdellä Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia .
2. Seuraavaksi Sähköpostisäännöt -välilehdellä Suorita säännöt nyt .
3. Suorita säännöt nyt -valintaikkunan Valitse suoritettavat säännöt -osassa, valitse säännöt, jotka haluat suorittaa.
4. vuonna Suorita kansiossa -ruudussa voit valita toisen kansion valitsemalla Selaa , valitse kansio ja napsauta OK .
5. Hyväksy kaikkien .viestien oletusasetukset Käytä luetteloitavat säännöt. Voit vaihtaa lukemaan myös lukemattomat viestit.
6. Napsauta lopuksi Juokse nyt -painiketta.

Poista sääntö

Säännöt luodaan aina työn ja organisaation helpottamiseksi. Jos säännöllä ei kuitenkaan ole enää järkeä, kannattaa poistaa se, jotta liuskekivi pysyy järjestyksessä.

Poista sääntö Outlookissa seuraavasti:

1. Avaa Tiedosto -välilehti ja valitse Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia .
2. Vaihda Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa Sähköpostisäännöt -välilehdellä ja valitse sääntö, jonka haluat poistaa.
3. Klikkaa Poistaa -painiketta ja napsauta OK .

Kuinka poistua toimistosta Outlookissa

Out of Office lähettää automaattisen vastauksen saapuviin sähköposteihin, kun olet poissa tietokoneeltasi pitkään. Tällä tavalla ihmiset tietävät, milloin sinuun otetaan yhteyttä tai miksi et vastaa viesteihin.

Windowsin tehtäväpalkki ei toimi Windows 10

1. Avaa Outlook ja napsauta Tiedosto → Automaattiset vastaukset (poissa toimistosta) .
• Jos et näe tätä vaihtoehtoa, et ole kirjautunut sisään Exchange-tilillä.
2. Valitse Lähetä automaattiset vastaukset vaihtoehto.
3. Aseta automaattisten vastausten ajanjakso tarkistamalla Lähetä vain tällä aikavälillä: laatikko. Muussa tapauksessa sinun on poistettava ne käytöstä manuaalisesti.
4. Kirjoita automaattiset vastauksesi Organisaationi sisällä ja Organisaation ulkopuolella välilehdet. Voit jättää yhden välilehdistä tyhjäksi, jos et halua lähettää automaattisia viestejä organisaatiosi jäsenille tai organisaation ulkopuolelle.
• Merkintä : Suosittelemme, että valitset vain Omat yhteystiedot, jotta vältät roskapostista vastaamisen.
5. Klikkaa OK -painiketta tallentaaksesi asetukset.

Sähköpostin aikatauluttaminen Outlookissa

Joskus et halua lähettää viestejä heti. Voit ajastaa tai viivästyttää sähköpostia noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Kirjoita viesti. Ennen kuin lähetät sen sähköpostina, valitse Lisää vaihtoehtoja nuoli Tunnisteet ryhmä nauhassa.
2. Alla Toimitusvaihtoehdot , Klikkaa Älä toimita ennen valintaruutu. Nyt voit asettaa toimituspäivän ja -ajan manuaalisesti.
3. Klikkaus kiinni .
4. Jatka viestisi kirjoittamista tai paina Lähettää . Outlook tallentaa tämän sähköpostin automaattisesti ja toimittaa sen vastaanottajille asettamana päivämääränä ja kellonaikana.

Lähettäjän estäminen Outlookissa

Haluatko lopettaa viestien vastaanottamisen joltakin? Voit helposti lisätä ne estoluetteloon estäen heitä tavoittamasta sinua Outlookin kautta. Estettyjen lähettäjien sähköpostit siirretään automaattisesti roskapostilaatikkoon pitämällä kohdennetut postilaatikkosi puhtaina.

1. Valitse viestiluettelosta mikä tahansa viesti lähettäjältä, jonka haluat estää.
2. vuonna Outlook-valikkopalkki , valitse Viesti → Roskaposti → Estä lähettäjä .
3. Outlook tallentaa automaattisesti lähettäjän sähköpostiosoitteen ja lisää sen sähköpostiosoitteeseesi estettyjen lähettäjien luettelo . Huomaa, että lähettäjät estetään tilikohtaisesti, mikä tarkoittaa, että se vaikuttaa vain tällä hetkellä käyttämääsi tiliin.

Microsoft Outlook Mobile -ongelmien vianmääritys

On olemassa muutamia pääongelmia, joita ihmiset kohtaavat Outlook Mobilessa. Käymme läpi joitain yleisimpiä ja tarvittavat vaiheet niiden korjaamiseksi.

Outlook-sovellus kaatuu

1. Jos Outlook-sovellus kaatuu joka kerta, kun avaat sen, yritä tyhjentää se selaimen välimuisti laitteellasi:
1. Selaimen välimuistin tyhjentäminen Androidissa (Google)
2. Selaimen välimuistin tyhjentäminen iOS: ssä (Omena)
2. Kun olet tyhjentänyt selaimen välimuistin, poista Outlook-sovellus laitteestasi ja asenna se uudelleen.

Ei voi kirjautua Outlook-sovellukseen

• Tarkista sähköpostiosoitteesi ja salasanasi varmistaaksesi, että syötät kirjautumistiedot oikein. Yrittää Nollaa salasana jos välttämätöntä.
• Varmista, että sähköpostitiliäsi tuetaan. Voit lisätä tilejä Outlookiin vain Exchange Online, Exchange Server, Office 365, Outlook.com, Yahoo! Mail, Gmail ja iCloud.
• Jos et ole varma, minkä tyyppinen sähköposti sinulla on, ota yhteyttä sähköpostipalveluntarjoajaasi, Internet-palveluntarjoajaasi tai työpaikkasi tukitiimiin.
• Jos et voi kirjautua jo luomallesi tilille, poista tilisi ja lisää se uudelleen Outlook-sovellukseen.

Outlook-sovelluksen asentaminen ei onnistu

On muutama asia, joka sinun on tehtävä asentaaksesi Outlook-mobiilisovelluksen laitteellesi.

• Sinulla on oltava mobiililaite, joka täyttää asennettavan sovelluksen vaatimukset. Voit tarkistaa nämä vaatimukset App Storen tai Google Play Kaupan asennussivulta.
• Sinulla on oltava riittävästi vapaata tallennustilaa, jotta se mahtuu ja pitää Outlook-sovelluksen koon.
• Toimiva Internet-yhteys, kuten Wi-Fi tai mobiilidata, tarvitaan Outlook-sovelluksen lataamiseen.

Yhteystietoja ja kalenteria ei synkronoida

Yhteystietojasi ja kalenteriasi ei synkronoida, jos määrität sähköpostiosoitteesi POP tai IMAP tili. Tässä tapauksessa sinun on luotava Vaihda ActiveSync tili. Sinun on myös tarkistettava, että sähköpostisovelluksella on lupa käyttää kalenteriasi ja yhteystietojasi.

Jos sähköpostisi toimii oikein tietokoneella, ongelman aiheuttaa todennäköisesti sähköpostiohjelmasi. Jos ongelma on sovelluksessasi, sinun on otettava yhteyttä heidän sovellukseensa tukitiimi . Esimerkiksi, jos sinulla on ongelmia iOS-sähköpostisovellus , ottaa yhteyttä Applen tuki arvioida ja korjata ongelma.

Suosittelemme lataamaan ja asentamaan yhteystietojen ja kalentereiden helpomman käytön ja paremman hallinnan Outlook Mobile -sovellus .